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编写采购文件时有哪些注意事项?

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  • 时间:2018-12-04
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  采购文件跟招标文件类似,都是业主或者说是需求方向外发出公告表示需求,然后对投标人也就是供应商进行评审选择的一个过程,同样地,在这个过程中,跟招标文件一样重要的采购文件作为整个采购活动的初始文件就显得格外重要,在编制采购文件的时候更有诸多事项需要我们去注意,因此,招标网来为大家分享总结编写采购文件时的编制原则。

  一、业绩规定切勿歧视排斥

  采购文件内容必须具有广泛的竞争性,信息的发布必须符合广泛竞争的原则,业绩、资格的规定也必须符合广泛竞争性原则,业绩的规定不能以国内或某地区或某部门、某行业的业绩来排斥潜在投标人。

  二、总价和分项价格都要报

  采购文件的格式部分要对报价有详细要求并附报价表格。除要求报总价以外,还要求报分项价格。这不仅便于评标,而且有利于合同管理。

  三、未明确内容勿作评标依据

  无效投标(含废标)的标准和评标因素是采购文件的内容,不能开标后再针对投标内容随意制定评标原则和方法。因为评标委员会的评标依据是招标文件和投标文件中的内容,招标文件和投标文件内容以外的不能作为评标依据。为保证评标质量,招标文件中要求不明、前后矛盾或含糊不清的要求,均不能作为评标依据;违反国家法律、法规的投标不能中标。

  四、综合考虑招标人需求

  招标人的需求包括采购标的的技术特征以及使用需求;交接、检验、服务特征和需求;价格特征和需求;履约风险控制等。在提要求时,应该考虑到采购标的的使用功能,或者说是基本功能与辅助功能。采购标的的技术性能决定价格。在制作招标文件时,需考虑采购标的的技术性能、质量标准、产品标准化水平、节能环保指标等方面的因素。

  五、不能忽略服务需求

  制作采购文件的过程中,应该充分考虑到采购标的与项目整体要求的协调。采购进口产品应注意国际贸易的规则。国内采购时,应注意指定交货地点;交货期限;检验和试验标准;技术服务和售后服务等内容也不可偏废。

  六、细化价格构成需求

  采购价格构成一般为“出厂价+包装+运输+运保+其他”;采购进口产品则为“到岸价+进口环节税+国内运输+国内运保+其他”。同时,在付款条件上也必须有考虑,国内支付方式一般为电汇、汇票、支票、现金;国际的包括电汇、交单、承兑、信用证。货款的支付时间、产品的使用寿命(全寿命周期成本);使用成本也是制作采购文件时不得不考虑的内容。

  七、十项法定内容不能缺

  投标邀请;投标人须知;投标人应当提交的资格、资信证明文件;投标报价要求、投标文件编制要求和投标保证金交纳方式;招标项目的技术规格、要求和数量;合同主要条款及合同签订方式;交货和提供服务的时间;评标方法、评标标准和废标条款;投标截止时间、开标时间及地点;行政监督管理部门规定的其他事项。

  八、招标公告内容要全面

  招标公告的主要内容包括招标采购单位的名称、地址和联系方法;招标项目的名称、数量或者招标项目的性质;投标人的资格要求;获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价;投标截止时间、开标时间及地点。

  九、投标人须知勿遗漏

  投标人须知主要内容包括:招标、投标规则、程序和对投标人的要求;招标文件的组成;投标文件的组成;合格性证明;投标报价要求;投标文件的签署、装订、递交;开标评标;授予合同;重要名词的定义和解释。

  十、合同主要条款须明确

  合同主要条款包括通用条款和特殊条款。通用条款主要包括:重要名词定义和解释;招标人和中标人的权利义务;运输、保险、验收程序;付款条件、程序;履约保证金数量及支付方式;不可抗力因素;延误赔偿和处罚程序;合同终止程序;解决争端的程序和方法;适用法律的规定;有关税收、专利的规定等。特殊条款是对通用条款的补充说明。对于复杂、周期长的项目,应包括合同变更、不可抗力、违约终止等主要条款。

  十一、实质性要求须标明

  法定无效投标条款主要是《招标投标法》及其实施条例、《政府采购法》等所规定的条款;约定无效投标条款(招标文件规定的要求)。在约定无效投标条款时,应该注意避免排斥潜在的投标人;在评标时,不得增加或减少实质性要求和条件。

  十二、前后内容要一致

  投标人须知与评标方法、标准要一致;投标人须知、技术参数、商务条款、评标方法、标准之间应保持一致;合同特殊条款与一般条款不能有悖;条款正文与附件及附录须一致;图纸与规定、后续图纸与以前提供的图纸不能矛盾。

  在这十几条采购文件原则中我们可以看出,采购文件是由一个个不起眼又容易出疏漏的细节组成的,在这些细节有着方方面面的事项需要我们注意,比如前后内容一致,重点要点要突出,在实践编写的时候谨记这些原则去做,才会做出一份严谨的采购文件,你会发现编写标书和采购文件没那么难。

 

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