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询价采购应该怎么做?有什么技巧?

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  • 时间:2018-12-07
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  询价采购是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价,在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式,其他的采购方式如委托招标采购在这篇就不再重点讲述。询价采购这种采购方式以价格作为唯一衡量比较的标准,因为有一定的局限性适合在采购规格标准统一无变化、现货货量大的采购活动中进行。但是,我们在询价采购的时候并不总是顺利的,因为各个因素询价采购的工作会导致做不好询价采购的工作。招标网来和大家讲解询价采购的一些技巧方法,以帮助大家更好地完成询价采购工作。

  一、清晰定义需求

  供应商报价的基础是客户需求。要让所有参与报价的供应商对我们所要采购的产品或服务具有清楚一致的理解,必须要在询价单中清晰明确地定义标的物。采购应该对采购标的做必要的研究,需求描述得越明确具体,供应商越能报出准确的价格。

  1、购买产品,需要向供应商提供具体的品牌、型号、规格要求,其中除了对产品的必要描述,还需要包括必要的量化指标(比如购买电脑,需列明包括CPU、硬盘、内存、屏幕尺寸等在内的所有参数)。

  2、购买服务,需要在工作说明书中把供应商需要提供的服务和工作内容明确地表述,并尽量量化各个阶段的可交付物(如在何时何地提供何种成果,如何评判成果合格与否等)。

  3、此外,还需要定义产品或服务交付时的验收方法和验收标准,以便让供应商对产品或服务要达到的质量有所了解。

  二、制作询价单模板

  询比价的关键,是如何做到准确的比较。询价必须要保证所有供应商基于一致的交付物和条件,才能保证公平公正。为了保证可比性,也为了利于供应商回标后进行报价汇总和比较,采购最好自行制定出询价单模板,而不是让供应商各自按照自己的习惯和格式进行报价。

  在询价单的明显位置,需列明所有影响价格的交易条件,比如交货期,交货地点,交货条件,是否分批,付款条件,报价货币等,并单列税率和税费。

  推荐使用Excel工作表制定询价单模板,方便加总和分析计算。如果询价项目较多,必要时可以锁定公式,供应商仅需填写必要部分,以方便汇总。

  三、要求供应商分解报价

  设计询价单时,尽量把报价进行详细分解,以反映供应商的成本结构。根据采购产品的不同,可以按照原材料、辅助材料、加工费、运费的方式分解,也可以根据不同模块或组成总体的个别单项来分解。

  细项分解的好处在于,采购可以发现不同供应商在哪些成本项目上存在差异,以便分析是否还有和供应商谈判进行成本削减的空间。比如某采购在进行员工工服比价时发现,某供应商所报的指定品牌拉链的价格明显低于其他供应商,沟通后得知这家供应商是该品牌的一级代理商,因而能拿到更低的折扣价格。采购遂和这家供应商谈判,让此供应商同意不加价供应拉链给共同入选的其他厂家,从而实现了采购成本的降低。这种基于成本结构的谈判是双赢的,而不是只是压榨供应商的利润,往往供应商更乐意接受。

  四、确保服务类采购的可比性

  服务是由人来提供的,不同规模、水平的公司和不同级别、资质的人员自然会有不同的价格水平。如果只是按照工作说明书进行报价,往往无法确切反应供应商的成本结构。

  我们可以同时要求供应商进行人力资源成本报价,列明用于交付服务的人员职能、级别、价格、工时数,这样就可以在不同供应商的报价中,就同级别人员进行有效的报价比较。对于广告和市场服务采购,用报价方式和市场上的人力资源相配合,无疑成为采购人员的谈判利器。

  五、寻找询价供应商

  询价最好在公司采购系统中的供应商中进行,已经合作的首选或批准供应商因为长期服务于客户,对于客户的品质和交货要求都清楚了解,询价和报价工作对于双方来讲效率都更高。

  有时候,公司供应商库中没有足够数量的现有供应商可以满足要求,或为了检验目前合作的供应商在市场上的竞争力,可以引入1-2家新的供应商参与比价。这时要注意新供应商对于采购组织的要求和习惯未必完全了解,有必要留出向新供应商介绍项目背景和答疑的时间,确保新供应商的报价是基于和老供应商一致的理解上进行。

  六、必要时进行两轮报价

  有些时候,用户部门对于自己的需求还不是很清楚,或者采购在短时间内无法了解各个供应商的报价方法和价格结构。这种情况下可以先通过一轮非正式报价,来了解供应商报价的基本方法。在对第一轮报价进行分析研究后,结合自身需求情况,设计出自己的询价单。在第二轮报价中,可以淘汰第一轮中诚意不够或专业能力不足的供应商,以提高询价效率。

  七、汇总报价单

  使用Excel工作表制作询价单的优势在于报价直观,如果某个供应商没有报全所有项目,方便采购及时要求供应商澄清报价。

  使用Excel报价单的另一个优点是方便进行报价单汇总。收到所有供应商的报价后,因为各家报价格式统一,只要通过几次简单的拷贝和粘贴,就能把几个供应商的报价汇总到一张表格上。

  如果价格数据比较复杂,利用Excel强大的图表功能,还可以通过柱状图和趋势图,来让价格比较更加直观。

  八、报价比较

  对于框架协议询价,比如年度文具采购,或者建筑安装中的工程量清单,供应商往往是按照单价进行报价。采购在比价时,仅对单价汇总进行比较往往容易产生偏差。比如某件产品单价1000元,但实际订货只会用到一两个;另一个产品也许单价只有20元,但是却会大量使用;如果只对单价进行比较,势必造成真实成本扭曲。因此,对大量产品进行比价,必须代入实际数量或工作量,计算总价差异,以评估供应商选择对于整体花费的真实影响。

  九、评价样品

  询价采购,除了相同制造商提供的规格统一的工业品(如某确定品牌型号的电脑)之外,并非必须选择最低价供应商。供应商的评估,还要依赖供应商的其他方面能力,如样品质量、交货期满足度等。因此,在询价单中注明“价格并非供应商选择的唯一因素,采购方会对产品质量、交货期、付款条件等综合评估以选择供应商”也是有效保护采购的一种方法。

  十、电子采购

  如果采购标的对供应商有足够吸引力,在纸版询价的基础上,还可以用网上竞价来进一步撬动市场竞争。供应商的纸版报价可以作为电子竞价的前置工作,作为价格基准,应用在后续的电子竞价中。通过在电子采购平台中设置批次战略,邀请报价的供应商进一步参加实时的反向竞拍,往往是获得采购节省最快捷和有效的方式。

  询价采购并不难,关键点在于是否能够把“询价”工作做到位,询价采购的重心是做比较,在进行各个供应商比较的时候保证排除一切干扰物,以价格为衡量标准,通过设置合适的采购战略和规划,把控好询价采购的重点工作,同时做好询价单、量化指标等细节工作,一定能把这项工作做好。

 

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