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如何对委托代理机构进行风险防控?超详细!

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  • 时间:2019-04-11
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  高校需要进行什么项目时如果不清楚招标情况也可以委托代理招标,但关键是不能撒手不管,一定要对委托代理和招标过程有一个全面的监督掌控,并做好风险防控对策。

  一、委托代理招标风险分析

  1.代理公司的引入和委托风险——监管风险

  委托代理招标工作涉及招标人、投标人、评审专家和招标代理公司四个主体,前三者国家较早已有详细规定或专门的管理制度,但对招标代理公司的管理,直至2018年3月才出台了《政府采购代理机构管理暂行办法》,对政府采购以外代理行为的管理仍为空白。就具体代理行为而言,该代理公司是否适合代理该项目,该公司(员工)是否与潜在投标人有利害关系(部分招标代理公司是在相关业务公司的基础上成立的或为相关业务总公司的子公司),该公司的实力和信誉度如何等等,在目前多头管理的情况下(1),招标人(采购人)是无法全面准确了解的。也就是说,由于信息不对称,招标人(采购人)选择委托代理招标公司时,因缺乏全面准确的公司信息而没有一个科学的选择标准,具有很大的盲目性和随意性。在委托实践中多采用口头方式约定代理行为,双方的权利、义务也没有一个明确、清晰的范围和边界,更妄谈对双方分歧和不合法代理行为的处理,隐藏了很大的监管风险。

  2.代理公司的代理风险——制度风险

  代理公司为了降低代理成本,提高工作业绩和效率,在现行法律法规允许的范围内,对招标环节的部分工作进行选择性安排,合规合法但不利于招标人(采购人)。

  一是资格后审。采用资格预审或资格后审取决于项目技术的复杂程度和报名单位的数量。许多代理公司基于自身利益和工作便利考虑,常采用资格后审方式进行资质审查,有利于代理公司最大限度地出售招标文件而获取最大程度的经济成本补偿;另一方面,将资格后审和开标环节紧密衔接,节约时间、人力、物力和成本。但资格后审会因时间紧张、评标工作强度大导致评标不严、不细的现象,也会出现合格投标单位少于3家(或少于学校规定的投标单位数量)而流标的情况,或转为竞争性谈判,则会减弱竞争强度,降低招标质量。

  二是投标保证金的收取。《招投标条例》第26条规定:“招标人在招标文件中要求投标人提交投标保证金的……投标保证金有效期应当与投标有效期一致”。可以看出:一是投标保证金的收取由招标人确定,可收可不收;二是对投标保证金收取截止的具体时间未作明确规定。为了避免收、退投标保证金的复杂工作程序,代理公司常常不收或者在开标前现场收取投标保证金(对未中标者现场退还),放松了对投标人的约束,降低了投标的严肃性和违规成本,增加了流标的风险和监督难度。

  三是多个项目穿插招标。在同一地点,利用专家进行评标、临时休会的间隙,再进行另外一个项目的开标,如此循环,多个项目招标工作依次交叉进行。多项目一起招标,不同项目的投标单位轮流频繁进出同一招标场地,现场嘈杂忙乱,增加了招标组织和监管难度;另一方面,对评标委员会无形中增加了时间压力,直接影响了评标委员会的议标质量和招标质量。

  3.代理公司的寻租风险——违法风险

  招标代理将传统的买卖双方的利益博弈变成了招标人(买方)、投标人(卖方)、评标专家、代理公司四个利益主体的相互博弈。虽然代理公司与招标人是代理和被代理关系,但利益却不尽一致。基于经济人利益,代理公司(员工)会采取各种可能的措施、办法来获取最大化利益,打规则的“擦边球”,有时甚至不惜冒违法的风险去寻租。主要有:(1)帮助特定投标人中标。通过资格报名、售收招标文件、泄露信息、帮助影响、围猎专家,误导、排斥其他潜在投标人等,帮助特定投标人中标;(2)交易有关信息。潜在投标人信息、招标文件信息(含标底)、专家信息(使用自己的专家库)、招标项目信息等均可与有关人员进行交易;(3)虚增项目预算总价。编制招标文件时,利用市场价格的“合理”波动提高分项单价,利用完善措施增加可有可无的技术(措施),提高清单总价,间接影响最高限价和标底,从而获得较高的代理服务费。在利益驱动下,委托代理公司(员工)不论采取上述哪种行为,最终都会损害招标人(采购人)的利益。

  4.专家评标风险——专家风险

  一是专家库风险。目前市场上有国家发改委的专家库、省市招标办的专家库、招标协会的专家库,还有代理公司自己组建的专家库,各种各样,水平参差不齐。《评标专家和评标专家库管理暂行办法》有待于进一步修订与完善,如专家专业分类较粗,专家库中三级专业数目、每个专业最低专家人数均未作要求,符合资格的专家入库数目、入库地域也没有明确规定等,易出现有些专家库中三级专业总数较少、个别专业专家人数较少,还有同一专家在不同专家库分属不同专业领域的现象,造成有些专家频频被“随机”抽中,“专家”不“专”、项目 “通吃”现象;另一方面,个别领域专业专家较少,不论采取何种方式确定评标专家,选择余地均很小,专家之间易形成小范围、甚至跨地域的“熟人”圈子,不利于独立客观、公平公正开展评标工作。

  其次是专家随机抽取风险。机械采用随机抽取方式选择评标专家,会出现评标专家的知识结构、专业水平和实践经验与高校具体项目的评标要求匹配性较差,也易与评标委员会的采购代表产生分歧,或倚重采购单位评标专家的意见,则又不能充分发挥专家独立评标的优势和作用,反而增加了采购单位的责任和风险。

  第三是专家回避制度风险。按照目前评标工作规定,专家只有到招标现场后才能看到招标项目的有关资料,才能对招标项目有所了解,专家是否与投标单位(代理公司)有利害关系,按照有关规定是否应该主动回避,只有专家个人心里清楚,别人一无所知。回避制度的落实最终依靠专家个人的品德修养和职业道德,有违“信任不能代替监督”的原则。

  二、代理招标风险的存在原因

  招标代理机构是依法设立、受招标人委托组织招标活动并提供相关服务的社会中介组织[4]。高校代理招标风险存在和产生的主要根源是国家有关招标制度不完善、代理市场发展不成熟和高校自身现状与采购特点。

  首先是国家相关法律制度不健全。(1)招标代理机构管理法规不完善。2017年国家修订了《招标投标法》,删除了有关部门对招标代理机构资格认定的规定,进一步降低了市场准入门槛,2018年3月出台了《政府采购代理机构管理暂行办法》,但对政府采购以外的代理行为仍然缺乏制度约束,存在管理的空白与盲区。另一方面,《政府采购代理机构管理暂行办法》刚生效,对招标代理机构管理规定与原来散见于《工程建设项目货物招标投标办法》《机电产品国际招标投标实施办法》等中的有关规定还不尽一致,易造成实践操作的困惑与迷茫。(2)个别规定操作性不强。招标程序的严格规定是保证招投标工作公平公正的基础,但有些条例只是原则性规定,操作性不强。如投标保证金的收取,资格审查方式的选择;有些规定不完善,如回避制度仅考虑了回避的几种情况,未考虑招标工作的连续性和时间成本,更缺乏专家因自觉回避造成损失补偿的刚性规定(客观上打击了专家自觉回避的主动性和积极性)等。法规制度的不健全、不严密是造成委托代理招标风险存在的根本原因。

  二是代理招标市场不成熟。首先是政府与市场的关系还未理顺。2017年修订《招标投标法》、财政部发布87号令、废止《招标代理服务收费管理暂行办法》等,就是减少政府不当干预、充分发挥市场调节机制的证明。我国市场经济虽已建成,“大社会、小政府”的观念也已深入人心,但仍存在代理机构组织化程度不高,代理服务缺乏完整的职业评估体系,行业自律性不强,代理机构多头管理,统一的行业公示监管平台缺少等弊端和缺陷,“放管服”工作仍需不断完善和加强。其次是社会诚信缺失。在市场经济建设和社会转型过程中,多年一直注重经济模式的改革和探索,忽视了信用教育,社会诚信体系建设严重滞后,招标行业更是难独其身。政策连续性欠缺,拜金主义、官员贪腐等各种负面影响,进一步扰乱了诚信价值观的广泛传播和建立。

  三是高校自身的采购特点和缺乏招标专业人才。高校采购标的集中在仪器设备、软件数据库、工程建设维修等领域。仪器设备多具有“高、精、尖”特点,软件数据库也具有较强的专业要求,采购具有专业性强、独特性高、通用性差的特点,采购标的的选择范围相对较小,有些甚至是单一来源和进口设备,与一般政府采购截然不同。一味机械套用《政采条例》,必然会导致质次价高、效率低的结果。另一方面,虽然代理招标开展时间较长,但高校采用时间较短,实践经验少,缺乏经验丰富的招标专业人才。对具体采购项目而言,是否必须招标,是否必须委托招标,是否必须政府采购等了解不多。在招标操作中,哪些环节、步骤存在高危风险、应该怎样防控等,更是了解甚少。

  三、代理招标风险防控对策

  法规制度的完善、市场的成熟不是一蹴而就的事情,需要国家有关部门、市场、采购单位等各方面共同努力,久久为功才能完成。高校采购人员必须面对现实,立足自身,积极采取切实可行的应对防范措施。只有这样,才能既完成学校发展必需的采购任务,又能最大限度地避免代理招标隐藏的风险,保障自己的职业生涯安全和学校持续健康发展。

  1.加强自身建设,建立高素质专业招标队伍

  招标是一项程序复杂、政策敏感性很强的工作,也是一项涉及法律、经济、工程设计与管理等知识的综合性工作。近年来,国家不断完善政府采购和招标投标法,规范参与主体行为,完善细化招标流程与环节。所以建立高素质专业招标队伍是顺利完成招标工作的首要任务和基本要求。一方面,要高度重视加强招投标政策、制度的学习和人员培训,不断提高采购人员的政策理论水平和实际操作能力;另一方面,要选派知识结构适宜、道德素质过硬、工作作风过硬的干部负责招标工作,加强干部的教育、管理和监督,强化责任落实。建立一支业务娴熟、理论水平高、廉政勤政的招标队伍,是防控招标工作风险的首要措施和关键屏障。

  2.加强招标策划,建立健全招标工作程序

  首先加强招标策划工作。目前普遍对招标策划环节不重视,甚至存在缺失现象。常常对招标组织形式、招标方式、招标计划等泛泛处理或一带而过,未进行认真细致的研究和分析。许多人甚至错误地将采购等同于招标,将政府采购等同于委托代理招标,将招标代理等同于代理公司全权负责,等等。对于具体采购项目,是否采用招标,是否应当招标代理,给代理公司哪些合理授权,遇到分歧怎么处理等,均应当在招标策划环节认真研究、讨论和决定。

  其次规范委托招标程序。校内各单位的采购标的、采购频率、采购资金、人员配置等各不相同,对招标,尤其是委托招标的重视程度、熟悉程度差异很大,委托程序也是各种各样,不健全、不合规甚至无意识违法行为都存在,急需规范和统一。

  3.认真分析代理风险,积极采取防控措施

  (1)建立优质代理公司库。一是加强资质审查。在代理公司依规成立、合法经营的基础上,加强对代理公司的成立背景、社会关系等的了解,选择熟悉学校情况,选择专家库中高校专家居多的代理公司组成代理公司库,防范盲目引入风险。二是完善引入程序。将推荐引入模式变为公开招标模式。通过竞争机制,倒逼代理公司加强自身建设,严格内部管理,提高服务质量和服务水平。三是建立淘汰制度。根据代理业务完成质量和学校未来招标重点,在稳定一定数量代理公司的基础上,每两年评估一次,淘汰管理差、服务质量次的代理公司。

  (2)签订委托代理协议。委托代理协议是双方合作的法律基础,是约束双方行为的“宪法”。在招标策划的基础上,以维护学校合法权益为出发点,避免代理机构合规的“选择性”安排,进一步细化双方的权力与义务内容,重点确定定标程序、招标机构收费办法,明确分歧解决程序与途径,确定因违规造成损失的补偿办法等;其次要一事一签。年年岁岁花相似,岁岁年年人不同。不能因双方合作时间长、代理公司信誉度好、人员熟悉等因素,将首次签订的委托协议推而广之,永续利用。

  (3)加强监管和沟通。一是认真组建评标委员会。在详细分析采购项目技术、专业性的基础上,慎重决定是否采用随机抽取方式选择评标专家。若采用,要认真推荐熟悉招标项目、评标流程,具有良好沟通和表达能力的人作为甲方专家参与评标。二是要积极沟通。依据代理协议,督促代理公司认真履行代理职责,特别在核对预算清单、确定标底等关键环节、关键节点要加强沟通的主动性和沟通频率,及时了解工作进展情况,妥善解决存在问题,保障招标工作有序、安全推进。三是加强开标、评标、定标的现场监督。重点检查开标现场与评标现场是否分离,是否全程录音录像,评标专家是否真实有效、专家澄清询问是否客观公正等,督促评标专家、代理机构严格遵守国家招标有关法律和代理协议的具体约定,严格招标程序和招标纪律。四是加强代理公司的考核与评估。做好代理机构工作情况记录,重点考虑代理次数与资金总量、违规次数与损失大小、被投诉次数与原因等,综合分析评估代理公司、评标专家的工作情况,不断健全完善委托代理招标机构引入程序与管理工作。五是提升监管的精准性。一是建立项目专人负责制,从立项、采购到验收均为一人负责,责任清晰明确,沟通简洁高效;二是建立招标项目数据库,利用大数据的思维和模式,统计分析招标项目、代理公司、评标专家、投标单位(投标人)的情况和相互关系,研判委托代理招标工作的薄弱环节和隐藏风险,制定科学有效应对措施,提高管理的科学化、信息化水平,提升监管的精准性、准确度。

  不管是什么类型的招标主体,对招标代理的风险防控工作都必不可少。委托代理招标风险分析、代理招标风险的存在原因、代理招标风险防控对策等内容都是要做到的。好啦今天的内容就到这里了,如果有想了解更多的招标详情朋友可以登陆招标网或者给小编留言~

 

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