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全网最详细的投标文件编制方法!

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  • 时间:2019-08-23
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  和众多投标单位一样,我们面对的是同一份招标文件,但为什么经过评审后有的人能取得中标,有些人的投标就注定失败呢?关键还是在于投标文件的编制方法。只有用心认真编制出一份投标文件,才能增加中标率。一起来看下吧!

  阶段一:招标文件解读

  招标文件的解读,相当于考试中的审题,如果想交出一份满意的答卷,审题一定要准确,因此解读的质量直接影响了投标文件制作的策略及最终呈现的效果。

  1.01 投标文件制作工作分解

  很多招投标项目,需要在短时间内完成投标文件,时间紧,任务重,仅靠一人之力无法完成,因此需要团队协作,合众为一、统筹规划、有序进行,组成项目工作小组,明确分工及完成日期,将招标文件核心内容及注意事项做成思维导图或者表格清单,便于后续开展工作时快速核对。

  思维导图的制作过程就是对招标文件内容的熟悉过程,只有对招标文件有了详细的了解,融会贯通,在制作投标文件时才能够得心应手,逐一响应。

  在解读招标文件时,需要重点关注投标人资质要求、服务内容、评分标准、时间节点及废标情形等内容,并且要不同主题形成单一的书面解读文件,便于后续校验及使用。

  对于资质的解读,不仅可以判断投标人是否具备投标资质,也可以快速判断投标人在资质上是否具有得分优势。对于服务内容的详细解读,是编制投标文件时对招标要求一一响应的基础,解读服务内容需要耐心细致,任何一处遗漏,都可能导致不完全响应,最终导致扣分,严重的可能会导致废标。

  投标文件分工解读之后,一定要召开项目组交流会,熟悉招标文件内容,并布置下一步投标文件的撰写工作。

  1.02 确定所有重要时间节点

  对于时间节点的解读及把握,关系到投标文件制作的进度安排,从而影响到投标文件项目成员的配置及投标文件的精度。将所有投标重要时间点逐一录入Excel表格,并根据时间先后进行排序,依据招标时间要求,确定投标文件的编制进程。

  一般而言,投标过程中的重要时间节点有以下几个:

  · 标书购买截止时间

  · 开标时间

  · 截标时间

  · 投标人的答疑截止时间

  · 招标人对招标文件的澄清时间

  · 交纳保证金截止时间(注意考虑周末银行不办理对公业务)

  · 投标有效期天数

  1.03 确定项目基本信息

  将项目的基本信息,以清单形式进行罗列,方便文件制作及查漏补缺。一般而言,项目基本信息包含以下几个方面:

  · 招标项目名称

  · 招标项目编号

  · 服务起始日期

  · 优惠条款

  · 招标控制价(如有)

  · 投标保证金缴纳信息

  · 投标人的资格要求

  · 服务方案要求

  · 履约保证金信息

  · 付款方式及日期

  1.04 确定项目评分标准

  投标文件应紧扣评分标准制作,仔细分析招标文件中的商务、技术的评分标准。所有的投标文件均需对应评分标准一一准备,且突出标题,一目了然。

  根据律所实力进行详细分析:要求什么标准,客观分(比如业绩、财务情况、进度安排等)和主观分(比如方案等),怎样拿高分,编辑评分导读表。

  评分导读表摘录标书评分标准并标明页码,便于信息核对,它既是投标文件编制时的指引,也是后续文档审查时的参照标准。

  然后,根据评分导读表制作评分梳理表,根据标准制定投标策略,寻找自己的优势,弥补自己的劣势,做到心中有谱。

  对于评分标准的全面解读至关重要,只有把握住得分点,在制作投标文件时才能够详略得当,重点突出,并且要把握住一个原则,所有的得分点在投标文件制作中都要便于查找。

  此外,对于废标情形的解读及罗列不可忽视,若解读不到位导致出现废标情形,之前团队所有的努力都会付诸东流。在投标过程中,出现废标的情形屡见不鲜,一定要予以重视。

  1.05 确定文件排版要求

  一般招标文件在招标书中均规定了投标书的排版格式要求,制作者必须遵照招标文件要求编写投标书。

  如果没有相应的排版要求,则需在制作文件前统一排版规则(排版规则的制定,需要提前设计),以便不同的项目参与者在排版时有章可循,同时也可以降低文件汇总时的时间成本。

  1.06 明确具体服务内容

  投标文件的编制必须建立在认真审阅和充分消化、理解招标书中全部条款内容的基础之上。明确详细的服务内容将有利于编制投标文件时保障逐条响应,如未逐条响应,可能会被招标方视作有偏差或不响应导致扣分,严重的还将导致废标。

  1.07 确定优惠条款

  招标文件中一般会给出优惠条款的切入点,因此在响应时一定要将优惠条款单独列出,便于评委查证标书的完整性。

  有的招标文件,将优惠条款设置为常规分数,包含在总分之中,占一定的分数;有的招标文件,将优惠条款设置为投标文件的加分项,因此要予以格外重视,优惠条款要尽量细化和明确,做好工作拆分。

  1.08 审读资信条件

  资信证明是投标人证明其具有参与项目投标和履行合同的资格及能力的证明,是投标的必备文件,一般包括投标人的经营资格、专业资质、财务状况、技术能力、管理能力、类似业绩、商业信誉等方面的证明。

  1.09 基本操作规则汇总

  基本操作规则需要事先确立,并且根据团队经验不断完善,实现知识的积累和不断迭代升级,有助于团队成员高效率协作。以下是我们历次经验总结出来的几项规则:

  · 所有文书编号,尽量采用自动编号,不超过三级。自动编号可以避免出现内容调整时,需要对所有编号进行手动调整的尴尬情形,手动调整编号顺序会浪费许多时间。

  · 目录要自动生成,禁止手动编写目录并标注页码。投标文件少则几十页,多则几百页,内容的变动会引起目录的变动,使用目录自动生成的功能,可以避免手动调整目录顺序和页码的情形,大大提高排版的效率。

  · 所有资质、证书及纸质文件,均需扫描插入word文档,并自动插入页码。目的是为了排版方便,节省手动打码的时间,同时也是为了方便重复使用。

  · 善用分页符和分节符,分页符是为了使每一份单独的文件的标题都能够显示在页面的最上端,并且保证前文内容的调整和删减不会引起后一个文件标题位置的变动。使用分节符的目的是为了使文章的正文在目录上显示为第一页,这就需要使用分节符将目录与正文分节。

  · 如果发现商务或技术参数中有疑义,应立即按投标人须知所述地址及联系方式与招标方取得联系,及时用书面形式向招标人提出澄清。

  · 如果招标文件中有多处对同一事项提出要求且不一致,在招标文件没有特别声明以哪处为准时以最苛刻的要求为准,或询问招标代理。

  · 页数较多的连续文档应转换成PDF等不可编辑版本后打印。

  · 根据目录将所有电子文档有序分类存放,文件名称为:文件名—制作人—制作日期—版本号。

  · “投标文件”的文件夹中只存放编辑完后需要装订、递交的文档。

  阶段二:投标文件编制

  投标文件的编制分为招标文件附件中所包含的格式文本的填写,和投标人根据招标文件要求,需要制作的相关文件。

  2.01 制作封面

  每份响应文件须在封面上清楚地标明“正本”或“副本”字样。一旦正本和副本不符,以正本为准。封面需要重点审核的要点如下:

  · 格式:封面格式是否与招标文件要求格式一致,文字打印是否有错字。

  · 标段:封面标段是否与所投标段一致。

  · 签章与名称:企业法人或委托代理人是否按照规定签字或盖章,是否按规定加盖单位公章,投标单位名称是否与资格审查时的单位名称相符。

  · 日期:投标日期是否正确。

  2.02 准备投标方详细材料

  准备事务所相关材料的目的是向招标人展示事务所的综合实力。首先,要突出事务所在招标项目中的经验及市场优势,增加招标人的信任,以提升中标几率;其次,必须根据招标要求准备相应的文件。注意要点如下:

  · 事务所介绍:内容尽量全面、详实,业务能力介绍多采用数字/图表形式。

  · 事务所人员名册:突显专业人才和律所规模优势。

  · 事务所荣誉:相关领域/含金量高的荣誉可放在前。

  · 同类服务经验及业主评价:以表格形式列举。

  · 类似项目业绩一览表:见模板,尽量全面,展示相关经验和市场优势。

  · 供应商资格声明函:准确填写项目编号和时间及项目名称。

  · 供应商情况表:最好能够在1页内展示,不可超过3页。

  在准备事务所材料时,需要将所有的资质文件及荣誉证书等文件扫描成图片格式,然后以图片形式插入word文档,以便于连续编制页码和自动生成目录。

  2.03 撰写谈判响应函

  谈判响应函一般在招标文件中有固定的格式,只需在空格处将信息补充完整即可。一般需要填写的内容为采购代理机构名称、项目编号、响应文件的有效期、磋商保证金数额、投标人的联系方式等信息。

  2.04 准备证件材料

  准备招标文件中要求事务所提供的相应资质的文件,并核对文件的有效期。如文件不在有效期内,需提供新的文件。注意要点:

  · 提供的律所执业许可证副本,需要提供最近一期年检页。

  · 所有材料需扫描成图片后插入投标文件,保证扫描件清晰完整。

  2.05 制作磋商响应报价表

  一般情况下,响应报价低于或等于预算价格的,为有效响应报价。超出此范围的响应报价为无效响应报价。无效响应报价的响应文件不进行评审,也不得标。因此,投标和响应报价时应当注意以下几点:

  · 能否中标,不仅取决于投标人的经济实力和专业水平,而且还决定于竞争策略是否正确和投标报价的技巧运用是否得当。

  · 考虑报价时,应坚持“既能中标 ,又有利可图”的原则,综合各方面的因素,根据评标的商务、技术和价格所占的分值,慎重确定投标策略,做出合适的报价。

  · 相关人员必须严格保守商业秘密,不得将价格透漏给项目组以外的任何人。

  2.06 制作项目工作组织实施方案

  项目工作组织实施方案的编写,须依据招标文件的要求进行。招标文件中提到的要求,必须一一响应,并且以标题的形式突出展现,以便于评委打分时快速找到评分项。一般而言,实施方案包含以下几个方面:

  · 服务人员名单及简介

  · 律师选用条件

  · 工作安排及要求

  · 团队协作制度

  · 特别事项报告制度

  · 集体讨论制度

  · 监督管理制度

  · 考核评价制度

  · 可视化的工作方式

  · 标准化的工作流程

  · 卷宗及时装订制度

  · 矛盾纠纷处置方案

  · 投诉处理规定

  2.07 撰写承诺函

  投标承诺函是整个投标文件得分点的汇总,撰写承诺函须达到让评委快速找到得分点的目的。注意事项有以下几点:

  · 承诺必须与招标文件要求相吻合。

  · 承诺内容与投标书其他有关内容一致。

  · 承诺内容需涵盖招标文件的所有内容,实质响应招标文件的全部内容及招标单位的意图。

  · 投标人制定的优惠措施一并在承诺书中体现。

  · 招标文件要求逐条承诺的内容需要逐条承诺,承诺内容不允许有保留或留有其他余地。

  · 承诺函需加盖律师事务所公章。

  2.08 明确保障措施

  再完美的方案落地执行时,都需要相应的保障措施。保障措施是否完备,决定了服务方案是否能够得到不折不扣的执行。因此,保障措施应紧扣服务方案,进行全方位的支持。

  2.09 明确相关制度标准

  根据招标文件要求,结合律师服务的经验积累,进行制度完善和展示。展示相应成文的服务规范,以体现律师的专业性及团队协作。

  阶段三:投标文件审校

  投标文件初步成稿后,需要对投标文件从内容和形式两方面进行审核和校订。对于内容的审查,应主要针对投标文件是否对招标文件要求逐条作出响应,如未作出全面响应,可能将被视作有偏差或不响应导致扣分,严重的还将导致废标。

  为了保证投标方案具有竞争力,在审校时需要重点对服务方案和报价方案进行再次确认,再次确认的原因是在制作投标文件的过程中,投标人已经对自己的综合服务能力与项目的匹配度有了进一步的判断,同时对自己潜在的竞争对手也有了预判,再次确认服务方案和报价方案,是为了将服务方案和报价方案调整地更加具有竞争力。

  3.01 审查投标文件形式

  · 审查语言表述:标书内容描述用语是否符合行业专业语言,是否有错别字。

  · 审查项目编号与名称:投标文件整篇项目编号与名称是否一致。

  · 审查招标人名称:与执业许可证、资质证书及其他材料是否一致。

  · 审查目录内容、格式:从顺序到文字表述是否与招标文件要求一致。

  · 目录编号、页码、标题是否与内容编号、页码(内容首页)、标题一致。

  · 确认目录是否更新,目录所指页码是否与文件内容页码相符合。

  · 审查投标书日期:日期是否正确,是否与封面所示吻合。

  · 审查排版:是否统一美观:

  · 投标文件的纸张大小、页面设置、页边距、页眉、页脚、字体、字号、字型等是否按规定统一。

  · 页眉标识是否与本页内容相符。

  · 投标文件是否有缺页、重页、装倒、涂改等错误。

  3.02 审查投标文件内容

  根据招标文件的要求,审查文件是否齐备。需要至少三名参与项目的人员进行三轮审查,以避免出现错误。最终,由非项目参与人员进行最终的审查,保证投标文件完整无误。审查要点如下:

  · 对照招标文件中“投标文件的组成”检查文件的完整性。

  · 审查投标文件是否对招标要求一一响应。

  · 对文件的落款日期进行核对,避免日期早于招标前,晚于开标时。

  · 对价格、有效期、项目周期、数量等数字进行逐一核对。

  3.03 确认报价方案

  通过制作投标文件的过程,可以更深刻理解招标人的意愿及希望达到的目的。随着对项目整体把握的进一步加强和标书编制及各项服务措施的制定,反观报价方案是否需要调整。

  可以根据评标的商务、技术和价格所占的分值来参考投标总价。招标文件如有限价,必须要低于分项和总价的限价。

  3.04 确认服务方案

  法律服务方案,是投标文件的核心内容,也是招标人最为关注的问题。方案编辑完成后,应再次确认是否有更好的替代方案,是否有需要再次完善的地方,听取事务所其他成员的意见,进行相应的补充。最终,与项目负责人或律所主任确认服务方案。

  3.05 核对资质证件

  投标人应该在开标现场向评标委员会提供原件核对,否则将作无效投标处理。因此,证件的核对至关重要。主要资质证件清单与注意事项如下:

  · 执业许可证、税务登记证、负责人身份证明齐全并满足招标文件要求。

  · 各项荣誉证书需齐全并准备好原件。

  · 财务状况表、近年财务决算表及审计报告是否齐全,数字是否准确、清晰。

  · 主要负责人员证件是否齐全。

  阶段四:投标文件封装及签章

  投标文件封装及签章是最后一个阶段的工作,包括定稿、胶状、签章、封装、份数检查、原件核对等。

  4.01 投标文件定稿

  投标文件定稿时,要确保文件正文无排版错乱、格式不统一、目录页码未更新等情况,保证附件资料齐全,扫描件清晰,并且要再次谨慎确认,从内容上不存在废标的情形。注意事项如下:

  · 附件资料齐全,扫描件要清晰、不得涂改。

  · 投标文件定稿前,需要将Word文件转化为PDF,在电脑上进行校对。

  · 经过三轮校对无误后,将文件正反面打印,交三人审稿。

  · 三人进行文字、格式、内容的校对修改,确认无误后定稿。

  · 将修改后的文件转化为PDF格式并交付指定的打印社打印。

  · 再次确认不存在会废标的情况。

  4.02 投标文件胶装

  · 招标文件有打印和装订要求的,按要求进行装订。

  · 招标文件没有打印和装订要求的,按如下方式进行打印装订:

  -封面:彩色打印,白色,铜版纸,塑膜;

  -内页:彩色,双面打印,A4大小,80g纸;

  -装订方式:胶装;

  -装订分数:正本 本,副本 本;

  · 图文公司联系方式:

  -公司名称

  -公司地址

  -联系电话

  -传送文件用QQ

  -传送文件用微信

  · 传送文件时注意事项:

  -传送PDF格式文件

  -传送前电话确认联系方式

  -传送时明确打印、装订要求及份数

  -QQ或微信明确告知:机密材料,注意保密,打印后请将文件销毁,切勿外泄

  -明确材料取回时间

  · 现场核对文件是否符合要求及是否美观:

  -对于投标文件的签章,要按照招标文件的规定,加盖单位公章并由律师事务所负责人或授权代理人签署,确保公章、小签齐全,位置准确。

  -对于投标文件的密封,许多招标文件有明确的要求,要严格按照要求密封。没有按招标文件要求进行密封的投标文件,可能被作为废标处理,应高度重视。

  4.03 投标文件签章

  投标文件要按照文件规定加盖单位公章,并由律师事务所负责人或授权代理人签署,确保公章、小签齐全,位置准确,注意事项列举如下:

  · 负责人签字。

  · 授权代表签字。

  · 原则上于每页文件顶部外边缘的文字处加盖公章,每页必须盖章,不得遗漏。

  · 有委托人签字时公章盖在签字上。

  · 有事务所名称作为落款时公章盖章事务所名称上。

  4.04 投标文件封装

  根据招标文件的要求对投标文件进行密封,对加盖印章有要求的,一定要按招标文件要求加盖有关印章。要求投标文件商务标部分与技术标分别装订、分别密封,并规定了技术标使用的字号、行距、字体、纸张型号等,对招标文件有此要求的,投标人在制作、装订和密封投标文件时,要加倍小心。

  4.05 投标文件份数检查

  投标文件有正本和副本之分。副本是正本的复印件,正本为签字、盖章原件。在制作的时候要确保正本全部完成,检查无误,再在胶装前开始复印副本。不具备自行装订条件、委托打印公司装订时,可以直接将按要求装订相应的份数告知打印公司,注意封面区分正副本。

  一般招标文件会注明正本和副本不一致时,以正本为准。装订正副本时,至少多装订一份正本,留作备用。装订后在正本和副本上签字和盖章。

  4.06 所需原件核对封装

  开标时不带原件会导致废标,因此一定要逐一核对招标文件中要求携带的原件。原件包括资质原件、荣誉证书原件、相关工作业绩证明原件、事务所授权委托书原件、被授权人身份证原件、磋商保证金原件等。

  4.07 填写投标文件审查表

  行政、实习律师、律师根据审查表审查三遍。每人审查后给出书面审查意见,并在审查表上签字,让工作过程有记录可查。

  综上所述,在编制投标文件的时候需要先做到招标文件解读、投标文件编制、投标文件审校等步骤,这一系列步骤都做得扎实完善了,才能彻底编制出一份完善的投标书,才能离中标又近一步。

  (来源:招标网www.okcis.cn/)

 

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