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在招标采购中如何制定询价采购策略?

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  • 时间:2019-09-22
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  询价采购是针对价格因素,在三家以上的供应商报价之中选择比较合适的报价,是一种较为简单的采购方式。但正是因为其简单的采购内容才更容易出现采购问题,因此,我们一起来学习下依法合规开展询价采购的方法对策。

  一、适用情形:货物规格统一 货源充足 价格稳定

  《政府采购法》第三十二条规定,货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目,可以采用询价采购方式。这条规定的含义是,对于采购现成的而非按照采购人要求的特殊规格制造或者提供的标准化货物,货源丰富且价格变化弹性不大的采购项目,可以采用询价方式进行采购。

  这里需要明确的是,本法所规定的询价采购方式适用的几种情形,一是货物规格、标准统一,二是现货货源充足,三是价格变化幅度小,在政府采购实践中,这三种适用的情形应一并考虑,并注意研究分析采购项目的基本情况和具体特点,严格掌握询价采购方式的适用范围,切不可一概而全、断章取义,更不可因为询价方式简单易行、节约成本就随意选择这种方式,更不能把采购项目分解,采取化整为零的方法规避公开招标。

  《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部令第74号,以下简称“74号令”)也明确了询价采购方式的定义,即“询价是指询价小组向符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书,要求供应商一次报出不得更改的价格,采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。”同时,74号令对包括询价采购方式在内的非招标采购方式的适用条件作了进一步明确,即采购依法制定的集中采购目录以内,且未达到公开招标数额标准的货物,以及依法制定的集中采购目录以外、采购限额标准以上,且未达到公开招标数额标准的货物和达到公开招标数额标准、经批准采用非公开招标方式的货物,可以采用询价采购方式进行采购。

  《政府采购法》及74号令对询价采购的适用条件都有明确规定,实践中必须注意把握。

  二、制度规范:健全完善 严密实施 加强约束

  实践中,不少采购项目是通过询价方式采购的,但一些地方的询价采购存在不规范行为,如:

  不注意研究分析项目基本情况,也不结合项目具体特点,将应招标或规格标准不统一的货物也采用询价方式实施采购;

  不注意拟询价对象,邀请询价供应商的方式和程序不规范,缺乏相关制度约束,随意性较大;

  询价采购中信息不够公开,没有足够供应商参与,不符合询价采购基本原则;

  缺乏健全的询价采购记录,以口头、电话、传真等方式或是在现场进行报价,为操作不规范留下了可乘之机;

  允许供应商多次报价,违背询价采购“一口报价”原则;

  更有甚者,在供应商提交报价后,还与供应商进行谈判。

  ……

  这些情况的发生,都是因为规章制度不健全完善,采购程序不规范严密。笔者以为,做好询价采购,应把握以下两个方面。

  一是要有完善的制度,要根据《政府采购法》及74号令相关规定,建立健全询价采购实施办法,用规范的制度约束每一个人,用健全的制度规范询价采购过程中的每一个环节。

  二是要有严密的程序,要按照《政府采购法》和74号令相关规定,按照询价采购的基本程序,制定符合当地实际的询价采购操作程序,并严格按照严密的程序组织实施询价采购。

  三、基本原则:3家以上一口报价 报价最低

  采用询价方式实施政府采购项目时,首先必须遵循政府采购的一般原则,即公开透明、公平竞争、公正和诚实信用,同时还必须注意把握和遵循以下原则。

  一是确保竞争。即参与报价的供应商至少有三家,以确保询价采购过程中的充分竞争。这里需要明确一点,就是在邀请供应商参与询价时,必须遵循公开原则,要公开采购信息,以确保货比三家。

  二是公平对待。在询价过程中,应公平对待每个参与报价的供应商,让每个潜在供应商都能充分了解询价项目的基本情况和相关信息,并获取等同的询价采购文件。同时,在接受报价和对报价进行评审时,要公平对待参与报价的每一家供应商以及每一家供应商递交的报价文件。

  三是“一口报价”。即要求参与报价的供应商,只能提供一个报价,而且这个报价报出后就不能更改,采购人、采购代理机构也不得与其就价格进行协商、谈判。这样做,一方面是为了保证公平竞争,另一方面是为了对采购项目及其所有报价进行公平评审,确保采购过程的公正性。

  四是报价最低。询价采购的成交原则,是符合采购需求、质量和服务相等且报价最低。这里需明确,这种最低报价必须是在符合采购需求、质量和服务相等前提下的最低报价。

  《政府采购法》规定的确定成交供应商须具备的三个条件,即符合采购需求、质量和服务相等且报价最低,这三个条件必须同时具备,缺一不可。

  另外还需注意,《政府采购法》中所规定的质量和服务相等,是指供应商所提供的产品质量和服务均能满足采购文件规定的实质性要求;74号令也明确规定,询价采购确定成交的原则,是质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求,且报价最低。

  四、操作流程:成立询价小组 确定询价供应商 询价 确定成交供应商

  《政府采购法》第四十条规定了询价采购的基本程序,即成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等四个基本程序。74号令对询价采购的一般程序也作出了具体规定,询价采购一般应经过编制询价通知书、邀请供应商、供应商编制并提交响应文件、组织评审、确定成交等基本程序。在实践中,询价采购应严格遵守这些基本程序,并确保在每个环节都有完整的书面采购文件资料及其记录。

  一是在询价开始前,必须有详细的书面询价采购文件(即询价通知书),用以告知参加报价的供应商采购项目的基本情况和报价应注意事项,以及项目评审和确定成交的原则、办法等。

  二是在询价时,必须按照询价文件事先规定的原则和办法,成立询价小组,邀请参与询价采购的供应商,对供应商进行资格审查,向供应商发出询价采购文件,在规定的时间内接收供应商递交的响应文件(截止时间以后递交的响应文件应拒绝接收),在规定的时间组织公开报价仪式,公开宣读供应商的报价,并组织询价小组集中审阅响应文件,并对报价进行综合评审。在此基础上,按照询价采购确定成交的原则以及询价文件的规定确定成交供应商,向成交供应商发出成交通知书,组织供需双方履行合同,并对合同履行情况进行检查验收。

  在这些过程中,必须有详细的文字记录和书面材料,而且所有的资料必须完整、齐备,各类附件及其个人签字手续、单位盖章必须齐全。在这些资料中,最为重要的,就是询价文件及其询价采购活动记录,不仅要确保采购文件及其采购活动记录的完整性,还要在询价采购活动实施结束后,对询价采购文件及其询价采购活动记录、资料进行妥善保管,并按照《政府采购法》对采购文件保存的有关规定,对询价采购各个阶段、各个环节形成的文件、表格、报告等资料进行归集、整理,建立健全采购业务档案,按照档案管理的有关规定,指定专人保管,不得仿造、变造、隐匿或者销毁询价采购的任何文件资料。对询价采购过程中经常使用的采购文件、资料、表格等,可按照通用格式,制作成标准的格式文件范本,在其他项目询价采购过程中使用,以减少工作量,提高工作效率。

  询价小组:随机抽取 依法成立 独立评审

  对供应商提交的响应文件及报价进行综合评审,是询价过程的关键环节。综合评审必须由询价小组独立进行。而在询价过程中,最关键的,就是要依法组成询价小组。

  在组成询价小组时,不能因为询价项目预算金额小、技术简单、容易操作等原因忽视询价小组组成的合法与合理性。

  《政府采购法》规定,询价小组由采购人代表和有关专家共3人以上的单数组成,其中专家人数不得少于成员总数的2/3。

  74号令规定,询价小组由采购人代表和评审专家共3人以上单数组成,其中评审专家的人数不得少于竞争性谈判小组或者询价小组成员总数的2/3。采购人不得以评审专家身份参加本部门或本单位采购项目的评审。代理机构人员不得参加本机构代理的采购项目的评审。达到公开招标数额标准的货物项目,询价小组应当由5人以上单数组成。

  在询价采购中,组成询价小组的关键,是要确定政府采购评审专家。对于政府采购评审专家,在财政部、监察部联合印发的《政府采购评审专家管理办法》(财库字[2003]119号)中,明确规定了政府采购评审专家应当具备的条件,即政府采购评审专家一是要具有较高的业务素质和良好的职业道德,在政府采购的评审过程中能以客观公正、廉洁自律、遵纪守法为行为准则;二是从事相关领域工作满8年,具有本科(含本科)以上文化程度,高级专业技术职称或者具有同等专业水平,精通专业业务,熟悉产品情况,在其专业领域享有一定声誉;三是熟悉政府采购、招标投标的相关政策法规和业务理论知识,能胜任政府采购评审工作;四是本人愿意以独立身份参加政府采购评审工作,并接受财政部门的监督管理;五是没有违纪违法等不良记录。

  在将于2017年1月1日起施行的《政府采购评审专家管理办法》(财库〔2016〕198号)中规定,评审专家应当具备以下条件:(一)具有良好的职业道德,廉洁自律,遵纪守法,无行贿、受贿、欺诈等不良信用记录;(二)具有中级专业技术职称或同等专业水平且从事相关领域工作满8年,或者具有高级专业技术职称或同等专业水平;(三)熟悉政府采购相关政策法规;(四)承诺以独立身份参加评审工作,依法履行评审专家工作职责并承担相应法律责任的中国公民;(五)不满70周岁,身体健康,能够承担评审工作;(六)申请成为评审专家前三年内,无本办法第二十九条规定的不良行为记录。对评审专家数量较少的专业,前款第(二)项、第(五)项所列条件可以适当放宽。

  从各地情况来看,政府采购评审专家的管理与使用是分离的,专家管理一般在财政部门,由财政部门建立的专家库维护管理,采购人或采购代理机构需要使用专家时,原则上须在财政部门的监督下随机抽取。

  在组成询价小组时,重点要从三个方面进行把握。

  首先,要根据采购项目的具体情况确定询价小组的人数,并符合相关法律法规的规定。

  其次,要从财政部门管理的专家库中随机抽取评审专家,专家应与项目有关,且与项目的专业一致或者尽量相同,人数也应该是单数,并要占到询价小组成员总数的三分之二以上。

  再次,要确定采购人代表,可以是采购人单位的人员,也可以由采购人单位委托有关方面的代表参加。但在项目论证期间,参与方案设计的人员不应作为询价小组成员,采购人单位代表也不应以专家身份参与项目的评审。包括评审专家在内,询价小组成员中的所有人员,都不能与参加报价的某供应商有利害关系,如询价小组成员与某供应商有利害关系,应要求其主动回避。

  另外,还要注意询价小组成员的结构,应根据采购项目特点,结合专家总体情况确定,使询价小组成员的专业结构合理,知识水平、综合素质相当。

  采购监督:政采监管部门监督 行政监察机关监督 社会监督

  询价采购的对象一般都是一些预算金额相对较小的项目,在实施过程中,往往是因为项目小、没有技术难度,使得询价及项目评审过程相对简单化,实践中也容易导致随意性,其结果必然会损害采购人、供应商的权益。

  对于采购人来说,有可能采购不到物有所值的商品或者等值的服务,造成采购人不满意;对于供应商来说,其正当权益会受到侵害,造成供应商的质疑或者投诉,甚至进行复议或者诉讼,这样的例子在现实中不少见;对于采购机构来说,会因此造成违法违规操作,工作人员徇私舞弊,不仅使采购人、供应商的利益受到损害,也会使采购机构自身的形象受到损坏,更严重的会导致工作人员违法犯罪,采购机构也会因此承担损失。要根治这些问题,除了采购机构加强自身建设,严格监管、规范操作外,还应建立有效的监督网络,形成有效的监督机制。

  也就是说,询价采购的整个实施过程,必须接受有关方面的监督。

  一是要接受政府采购监管机构的监督,询价采购过程中的采购文件、询价结果、采购合同等资料,可以送监管机构备案,并在询价采购活动中邀请监管机构进行现场监督。

  二是要接受行政监察机关、审计机关的监督,采购人员的行为属于监察机关的监督范围,在采购过程中必须自觉接受监察机关的监督,并要为监察机关的监督提供方便;采购资金的收支状况以及采购资金运用的合法性、合理性,属于审计机关的监督范围,在这方面,也必须自觉接受审计机关的监督,并为审计机关提供更加详尽的资料。

  三是接受新闻媒体及其他社会各界的监督,在询价采购实施过程中,可邀请新闻媒体以及群众代表或者聘请义务监督员参与采购活动,既可以宣传采购工作,又可以把采购活动的实施置于广泛的监督之下,确保询价采购活动能充分体现公开、公平、公正和诚信原则。

  通过以上我们可以了解到要想依法合理的开展询价采购需要在适用情形、制度规范、基本原则、操作流程等方面都做好规范标准,在各个方面有合理可执行的对策才能顺利开展采购活动。好啦今天的内容就到这里了,如果有想了解更多的招标详情朋友可以登陆招标网或者给小编留言~

  (来源:招标网www.okcis.cn/)

 

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