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【科普】如何编制招标书和投标书?

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  • 时间:2020-01-21
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  对于招投标活动来说编制招标书和投标书是两个关键性环节。招标书是招投标活动的基础,投标书是投标开始的开端,这两份文件虽然是由不同的企业单位来编制,但编制效果都是有一定要求的。我们在今天的文章就来分析如何编制招标书和投标书。

  一、招标书

  (一)文种特征

  招标书是招标单位为了征招承包者或合作者而公布标的和条件,利用投标者之间的竞争优选投标人,向有关部门提出招标申请和进行招标的一种专门文书。

  根据国家有关规定,招标活动应当分步进行。一般先由招标单位向有关主管部门报送招标申请书,经批准后,由招标单位编制标的和条件,而后再正式发布招标文书,通常以公告、通告、广告、通知或说明书、邀请书等形式出现。据此可见,招标书是一种概称,是包括诸如招标申请书、招标公告、招标通告、招标通知、招标邀请书和招标说明书等在内的文书组合。

  招标书可以从不同的角度进行分类。依性质和内容划分,有工程建设招标书、大宗商品招标书、企业承包招标书、企业租赁招标书以及选聘企业经营者招标书等等;依时间划分,有长期招标书和短期招标书;依范围划分,有企业内部招标书和公开招标书;依计价方式划分,则有固定总价项目招标书、单价不变项目招标书和成本加酬金项目招标书等等。

  (二)结构与写法

  一份完整的招标书应当载明如下几个部分:

  1、标题

  通常由招标单位名称、招标项目和文种三个要素组成,例如《xx市银丰房地产开发有限公司东方花苑别墅招标通告》。有时也可省略招标项目,例如《中国技术进出口公司国际招标公司招标公告》,甚至只写《招标书》、《招标通告》等,以归简易。

  2、引言

  这是招标书正文的前置部分,要写得简明扼要,精炼概括。一般应交待出招标单位的简要情况以及招标的目的、依据和项目名称、范围等诸项要素,以便给投标者一个完整清晰的印象。

  3、正文

  这部分是招标书的主体,要写得完整、准确、具体。用简要语句将招标项目名称、型号、地址、工程总量或者购置物品的品名、数量以及各种条件、要求等如实予以载明。要着重交待清楚中标的条件,以及相关的时间安排等项内容,以便使投标者权衡利弊,抓住机遇,适时投标。例如有一份《工程招标说明书》,其正文部分如下:

  一、工程项目名称:(略)

  二、承包方式:(略)

  三、开工日期:2004年3月10日;竣工日期:2004年5月10日。

  1、质量、规格、尺寸按图纸或实样施工,凡不符合要求者,返工工料费全部由投保人负责赔偿(图纸、实样另给)。

  2、投标单位按图纸或实样要求,核算出主料、辅料等单耗合计,清楚无误地填写在附表中,按规定期限密封送交本公司。

  3、在规定日期,由本公司组织当面开标。此时,不得涂改,否则按作废标处理。

  4、开标后,经本公司评审、核实,以快、好、省为主要标准,确定中标单位。经上级批准后,以中标标书为主要依据,再行签订合同。

  ……

  不难看出,此招标书的正文部分内容表达言简意赅,具体事项易于操作,符合一般工程项目招标书的写作要求。

  4、结尾

  这部分应主要写明招标单位的名称、地址、电话、传真、电子邮箱等,并署上日期,加盖公章。值得注意的是,如系面向国际范围内的招标,则应在结尾处写明招标范围所包括的国家和地区以及使用的货币、付款方式等,以确保招标的顺利进行。

  (三)写作指要

  1、要法理相寓。对于招标书的制作,其所涉及的内容事项必须符合国家的有关法律、法规和政策规定,既要遵守国家对招标工作的有关规定和具体办法,又要执行国家颁布的技术规范和质量标准。在此基础上,认真考虑招标书的实际内容,力求使招标单位的思路与招标书的内容合拍,从而确保整个招标方案趋于科学合理、具体可行。

  2、要严谨周密。撰写招标书,其对招标内容和招标具体事宜的表达必须做到严谨周密,包括诸如项目名称、规格、数量、质量以及进度要求等等,都必须完备无遗,不能粗疏。否则就会有损招标书的质量,给招标单位的经济利益带来损失。

  3、要言简意明。招标书是一种实用性很强的文书,因而在语言表达上应力求准确、简要,特别是涉及有关的技术指标、规格、质量要求等,更应如此。要力避诸如“尽可能”、“力争”、“XX以后”等模糊度大的词语出现,以免言不及义,事与愿违。

  二、投标书

  (一)文种特征

  投标书与招标书相对应,是投标单位见到招标书以后准备参加投标竞争活动所写的文书。从实质上讲,投标是对招标提出的要约的响应或承诺,同时提出具体的标价和有关事宜来竞争中标。因此,在撰写过程中必须以简明扼要的文字,将投标单位的经济实力、管理经验和技术装备力量等,如实、准确地予以反映,以便使招标单位审定接受,实现投标的目的。事实表明,投标书写作质量的高低,直接关系到投标活动的成败。对此,必须予以充分重视。

  与招标书一样,投标书也可以从不同的角度进行分类。依性质和内容划分,有工程建设项目投标书、大宗商品交易投标书、企业承包投标书、企业租赁投标书、选聘企业经营者投标书和劳务投标书等;依投标人员的组成情况划分,有个人投标书、合伙投标书、企业投标书、企业联合体投标书等等。

  (二)结构模式

  一份完整的投标书应当包括如下几个部分:

  1、标题

  投标书标题一般由项目名称和文种组成,例如《xx市第一百货公司租赁投标书》。有时为了简略起见,标题也可只写《投标书》或《投标单》等。

  2、致送单位

  即投标书的致送对象,系指招标单位或者招标办公室,要写其全称或者规范化简称,以示郑重。

  3、引言

  这部分是投标书的导语,要用较为概括的语句,简要明确地交待出投标的目的或依据,例如“根据已收到的招标编号为CETDC——ZB001号的工程招标文件,遵照《工程建设施工招标投标管理办法》的规定,我单位经考察现场和研究上述工程招标文件的投标须知、合同条件、技术规范、图纸、工程量清单和其他有关文件后,我方决定参加投标。”例中将投标的依据表达得十分明确,令人一目了然。

  4、正文

  这部分是投标书写作的重心,必须着力写好。要紧紧围绕招标文件的具体要求进行表述,充分展示出本企业的实力和竞争能力,从而取得竞标成功。切忌旁骛其他,抑或过多地进行企业的自我介绍,那样反而令人反感。就通常情况而论,投标书的内容应主要载明承包项目的价格(标价)、保证和条件等等,要注意写得明确、具体、完整。其中项目的价格(标价)部分应首先将有关承包招标的内容、项目名称、地点、承包形式和数量等交待清楚,然后写明完成招标项目的总金额、单位金额以及完成项目的分解金额等;保证和条件是指要载明保证完成的工期,要写得明确具体,即总计需要多少天,到何年何月何日完工或交货;同时还要写清相关的质量等级以及保证质量的有效措施,以便招标单位统盘考虑,认真权衡,予以采纳。

  在具体写法上,可以采取表格形式,也可采取分条列项的形式,将有关内容依次陈述清楚即可。要注意所用数据必须做到完整、准确,所提目标必须确凿可信,所提措施必须切实可行。例如一份投标书的正文部分:

  1、我方愿以人民币xx万元的总价,按照上述招标条件、技术规范、图纸、工程量清单的条件承包上述工程的施工、竣工和保修。

  2、一旦我方中标,我方保证在2004年4月10日开工,2004年6月20日竣工,即70天(日历日)内竣工并移交整个工程。

  3、如果我方中标,我方将按照规定提交上述总价5%的银行保函或上述总价10%和由具有独立法人资格的经济实体企业出具体的履约担保书,做为履约保证金,共同地和分别地承担责任。

  4、我方同意所递交的投标文件在“投标须知”第11条规定的投标有效期内有效,在此期间我方的投标有可能中标,我方将受此约束。

  5、除非另外达成协议并生效,你方的中标通知书和本投标文件构成约束我们双方的合同。

  6、我方金额为人民币xx万元的投标保证金与本投标书同时递交。

  可以看出,这篇投标书采用分条列项的形式,将有关项目价格和保证条件等明确作出列示,层次清楚,条理分明,目标明确,可行性强,很值得借鉴。

  5、结尾

  投标书的结尾部分应当写明投标单位的名称、地址、邮编、联系人姓名和电话以及电子邮箱等,并署上日期,加盖公章。

  (三)写作指要

  1、要及时拟制和提交

  由于招标是招标单位为了营建工程项目或者买卖大宗商品,将有关条件和要求予以公布,利用投标者之间的竞争而优选投标人的行为,具有明确具体的时限要求,因此,投标单位必须确切把握,抓住时机,在特定的时限内拟制并适时送交投标书,以便实现投标的目的。不然,时过境迁,就会贻误良机,使中标的愿望落空。

  2、要坚持实事求是的原则

  无论招标与投标,都是在国家政策规定允许的条件下十分严肃的贸易行为,其整个过程都要受到国家有关监督机关和部门的指导和约束,因此,在撰写时必须坚持从实际出发,实事求是的原则,不容粗疏延误。特别是投标书,作为投标单位一方,必须做到这一点。要认真细致地权衡自身所具有的技术水平、经济实力以及相应的赔偿能力,做到量力而行,量体裁衣。切不可只为中标而夸大其辞或弄虚作假,否则,就会给国家、招标单位以至自身利益造成难以预料的损失。

  3、要注意讲求明确性和可行性

  撰写投标书,其所涉及的每一项内容,特别是有关的目标、造价、完成期限(开工、竣工日期)、质量标准以及工程进度等等,必须写得明确具体,切实可行。要本着适度的原则,尽量预见各种可能遇到的情况,充分展示出自身的经济实力、技术水平和不凡的经营策略,既不要“好高骛远”,妄加许诺,也不能疏于“保守”,进而在用语上流于空洞浮泛,以致于有损投标书的质量,影响中标。

  好啦,今天的内容就到这里了,我们在这篇了解了招标书和投标书的文种特征、结构写法、写作指要这三大写作理论基础,只有把这些写作基础知识掌握到位,才能编制出一份完善的标书文件。你记住了吗?

  (来源:招标网www.okcis.cn/)

 

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