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学好这些对策,政府采购档案才能保管好!

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  • 时间:2019-04-19
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  在政府采购活动中有诸多的事项、数据需要保密,因此,有关这些事项数据的采购档案的保管就成为了一个重要问题,一旦管理不善导致采购数据泄露,这样的责任不是谁能承担得起的。那么,政府采购档案该如何保管呢?看看下面的这则案例能不能带给你启发吧!

  某市一中学,原属于市直单位,其集中采购目录内的项目都委托给市直集采部门(下称“市政府采购中心”),前不久,市内机构改革,将其中学的管理权下放到了区里,区里要对该中学进行年度审计,而有关政府采购的档案资料在市政府采购中心,所以,该中学以档案资料不在学校为由不想审计。审计部门则要求该中学将政府采购档案资料全部拿回来审计后再归还市政府采购中心。而市政府采购中心则认为该档案既然属他们保管,则有保管职责,政府采购资料的借阅应按档案管理的有关规定执行。

  仅此一个档案的归属与借阅问题,双方文来文往近一个月,搞得双方都不愉快。

  同样,某市也是一个政府采购项目的音像资料的保管问题,因责任不落实,造成一个公开招标项目的音像资料丢失,使政府采购监管部门无法查阅评标过程的音像资料。采购人说该项目是委托给采购代理机构做的,采购代理机构说是在公共资源交易中心开标、评审的,公共资源交易中心说是采购代理机构逾期没有复制,自动覆盖了。总之职责不清、无法追究责任。

  自2003年起,我国开始实施《政府采购法》,到2018年底正好是15年的时间。有些集中采购机构也因大量的政府采购档案的归档、保管而苦恼,因为,随着时间的推移,政府采购资料的归档、保管花费了大量的人力、物力。有些政府采购档案也正好达到了法定的失效期,处置也是费力费时的事。

  而我国的政府采购法规对政府采购档案的管理问题的相关条款规定较少,也不明确。只是在《政府采购法》第24条规定:采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

  所以,目前我国亟待出台一个高层级的政府采购档案归集、保管及相关责任以及违规处罚的规定或办法。

  依据政府采购工作实践来看,政府采购档案管理的规定或办法应包括如下内容:

  一是,政府采购文件资料所包含的范围和内容

  目前,我国《政府采购法》规定,“采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料”。由于当时《政府采购法》出台时的历史原因以及认知的局限性,将“采购文件”的所包含的范围和内容没有穷尽和罗列出来。

  从实际操作的情形看,政府采购的文件资料应该包括:采购项目可行性研究报告(主要指大项目);采购预算(包括追加的预算);采购实施计划;公开招标公告截图(包括邀请招标的资格预审公告及预审结果、竞争性谈判、竞争性磋商、询价采购方式采用发布公告邀请和在供应商库中随机抽取截图以及评审专家书面推荐供应商的书面函件)以及变更、更正公告和通知书;招标文件(包括竞争性谈判文件、竞争性磋商文件、询价通知书、单一来源论证和公示截图及采购方案)以及变更、更正公告和通知书;投标文件(包括竞争性谈判响应文件、竞争性磋商响应文件、询价响应文件以及供应商对投标文件的补充、修改或撤回的文件);评审专家抽取情况记录(包括中途更换评审专家记录);评标(审)标准(包括评审过程中的投标人的澄清、说明或者补正的书面资料,谈判、磋商中的实质性变动情况);评审报告;中标公告和中标通知书(包括成交公告、成交通知书,未中标通知书);合同文本;行政救济资料(包括质疑、投诉、行政复议和行政诉讼资料);政府采购活动记录(包括单一来源采购的协商情况记录);验收证明(包括服务项目中的服务对象的感受情况);采购项目绩效评价资料(包括采购代理机构对评审专家的评价、评审专家对采购人、采购代理机构的评价);在采购活动中有关违反政府采购法规的情形的记录等。

  二是,明确政府采购档案保管的责任人

  采购人是采购项目的责任人,那么采购人也就是政府采购档案保管的责任人,负主体职责。哪怕是采购人委托给采购代理机构委托代理采购,但其对政府采购档案保管的主体责任不因委托而消失或转移。

  采购人在政府采购档案保管中负主体责任,但并不意味着其他政府采购当事人没有义务和责任。当采购人委托给采购代理机构委托采购时,在委托期间,受托人(采购代理机构)有归集和保管采购档案的义务和责任。而作为服务机构的公共资料交易中心,也有录制和保管音像资料的义务和责任。

  由于政府采购活动有一个时间过程,各阶段责任主体不同,而政府采购档案又不可能分散在各采购阶段的各责任主体中进行保管,这就必须出台法规,明确各自的职责,要求各当事人在规定的期限内将采购档案资料及时地移交给采购人,防止政府采购档案散落于政府采购当事人手中,或因职责不清、保管不善而遗失,造成损失。

  三是,政府采购档案管理与利用应依据《档案法》的规定进行

  政府采购档案是政府采购活动所直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。和其他档案一样,政府采购档案也具有历史的再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点。

  依据《档案法》的规定,对政府采购档案的管理“应当建立科学的管理制度,便于对档案的利用;配置必要的设施,确保档案的安全;采用先进技术,实现档案管理的现代化”。

  对于政府采购档案的利用,也应在《档案法》的框架下,制定完善的利用制度。由于政府采购档案与其他一些档案相比有一定特殊性,在政府采购活动结束后的一定时期内是应相对保密的,所以个人或供应商是不能随意查看的,因此,查看政府采购档案必须履行相关手续和按规定的程序办理。

  四是,政府采购档案销毁的程序及规定

  我国《政府采购法》规定,“采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年”。法规规定的政府采购档案至少是十五年,但十五年并非是最大限期。按照一般的理解,依据采购对象的不同,其政府采购档案保存的限期不一致。如一般的会议服务采购项目,合同履行完成后,其档案保存十五年即为到期。而大型工程项目的采购档案的保管,其保存期应为从采购结束之日起到该工程项目的使用寿命到期之日后再加十五年。

  从《政府采购法》实施到2018年底,我国的政府采购改革正好走过了十五年历程,第一批政府采购档案也到法定的最少保存年限,由于没有相关法规,一些政府采购管理部门和集中采购机构对于越来越多的政府采购档案束手无策,不知如何处理。而目前又没有具体的规定和办法,致使政府采购档案管理成了一大负担。

  五是,对违反了《档案法》有关规定的相关责任人员应依法追究的责任

  我国《档案法》第24条规定,有下列行为之一的,由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任:主要包括损毁、丢失属于国家所有的档案的;擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;涂改、伪造档案的;违反本法第十七条规定,擅自出卖或者转让属于国家所有的档案的;将档案卖给、赠送给外国人或者外国组织的;违反本法第十条、第十一条规定,不按规定归档或者不按期移交档案的;明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的。

  对于《档案法》所规定的处理条款,在政府采购的档案管理中完全适用,除此之外,还应增加相关内容,主要有:录制、保管音像资料的责任;移交资料的责任以及监督管理部门的相关职责等。

  在政府采购档案管理的规定中应明确相应的处罚条款,也就是有责任,必须有相对应的违规处罚的条款。

  政府采购文件资料所包含的范围和内容、明确政府采购档案保管的责任人、政府采购档案管理与利用应依据《档案法》的规定进行等这些就是针对政府采购档案保管的一些建议对策,这些对策做到了内容正确、法律基础、责任到人,值得我们学习借鉴。好啦今天的内容就到这里了,如果有想了解更多的招标详情朋友可以登陆招标网或者给小编留言~

 

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