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要想项目中标首先提升投标报价水平!

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  • 时间:2019-04-23
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  无论是什么项目,要想发展开拓市场,要想增加企业效益,在招投标活动上一定要下最多的功夫。只有准备充分、万事俱备了才能增大中标率。在本篇我们以某特大型EPC项目投标报价为例,分析提升投标报价水平的方法。

  一、项目基本情况

  1项目概况

  该项目业主为某国国家石油公司,对三座炼厂进行改扩建与设施优化。项目分为三个标段进行公开招标,是EPCC LSTK总承包交钥匙工程模式,工作范围包括详细设计、采购、施工、预试车、试车及性能试验等,工期48个月。

  该项目与通常的EPC项目比较,有以下明显特点和难点:

  ①项目装置和单元数量很多,共有195个装置和单元,分为新建和改造两个部分;

  ②合同额巨大,约120亿美元;

  ③项目执行要求高,项目管理程序、工程规定及标准规范均采用了国际标准;

  ④招标ITB文件多且细,共有58 214个文件。

  该项目由中国公司、西班牙公司和韩国公司3家组成联合体模式进行投标,共担风险, 共享利润。这是中国公司第一次与国际工程公司以联合体模式投标EPC项目。在投标过程中,项目管理协调界面很多。

  2投标报价方法

  按照国际惯例,联合体采用实际成本测算的投标报价方法,制定了统一的投标报价程序文件,统一费用构成和计算方法,测算EPC成本费用。投标报价程序文件包括费用估算程序和采购询价程序,规定了编制内容、编制深度,并提供统一的模板和格式。

  费用估算程序包括报价进度计划、各区域货币单位和汇率表、单元划分和工作包分工表、采购状态表、设备清单、设备价格评估表、管道材料表/PID管线材料表/管材单价表/单元口径材料汇总表、仪表系统控制系统和仪表费用估算表、电气电缆估算表和电气设备费用估算表、催化剂/化学品/润滑油三剂表、各类服务工时表、供应商及专利商的现场服务费、土建材料工程量表、设备材料代码/询价文件编号、备品备件、物流费用16个子项。

  采购询价程序规定,对于工艺设备、电气设备和控制系统等主要设备和材料的寻源,要选择10家以上供应商,即5家应在业主供应商名单里,另外5家应选择熟悉的供应商。各家至少要获得3家供应商提供的可靠数据。

  3投标组织与实施

  中国公司组织旗下3家子公司共同实施投标报价工作。公司负责投标策略和执行模式的确定,内部组织协调、审批和批准,与外部联络和接口等工作;子公司承担炼油装置和单元的具体报价编制工作。

  中国公司组建领导小组和工作组,统一指挥和部署。实施项目例会制度,每周召开一次内部协调会和一次联合体协调会。组织项目开工、工程量和费用等关键节点的审查工作。中国公司项目团队高峰人员达170人。

  二、存在的主要问题和差距

  通过8个月的联合投标,与西班牙公司和韩国公司比较,中国公司存在以下主要问题和差距。

  1进度和质量控制不到位

  在项目投标报价实施中,进度和质量控制不到位,中国公司难以满足进度计划要求,工程量统计和采购询价等工作滞后较严重。例如,有的设计专业测算的工程量存在漏项、不精确或填写要求不正确的情况,需要多次修改后才可达标。

  完成质量精度不够,数据不准确。中国公司项目团队一些成员对海外投标报价工作的高要求所带来的挑战性、艰苦性不适应,仓促应付,敷衍了事。例如,有的设备材料询价文件不完整或不符合国际惯例,导致供应商不予响应。提交的设备材料价格数据不可靠、单价曲线对比逻辑性较差。统计的设计服务人工时,其支撑的数据不充分。

  2海外投标报价执行程序不完善

  西班牙公司和韩国公司均拥有成熟、完善的投标报价执行和管控程序、数据表格和标准模板。他们在组织投标报价时,就显得井井有条,其以工程量和人工时实际计算费用的方式与中国依据概算预算定额计算费用的方法是完全不同的。而中国公司没有建立一套完善的海外投标报价执行程序,导致管理和作业工作粗放,工作界面不清,工作漏项和返工现象时常发生,工作质量不高,管控力度不大。

  3缺乏海外项目数据的积累

  西班牙公司具有海外工程项目所需的各类数据库,包括设计、采购和施工等各环节、不同品种、不同装置规模的数据库资料。为此,他们将该项目的数据与历史数据进行分析和对比,得出更精准的报价数据。而中国公司海外经验少,数据积累不足,难以对比和分析。同时,中国公司没有建立国外EPC项目数据库,数据资料比较零散,且不具有代表性。

  4对工程规定、技术条件和澄清文件的研读不充分

  对技术文件、标准规范和设计要求等文件的研读不充分,对文件的熟悉程度低。例如,联合体就有关问题进行会议讨论时,西班牙公司一两分钟就查找到相关文件,而中国公司做不到。值得注意的是,该项目业主共发布了27个补遗文件,5 000多条澄清的内容,对工程量的统计造成了重大影响。但是,我们团队有的专业人员仍在研读原版本的设计文件和规定。

  5工程量计算的精确度低

  西班牙公司工程量精确度控制在±5%,韩国公司控制在±3%,而中国公司精确度仅能达到±10%左右。

  6设备材料询价文件的技术附件精细度不高

  西班牙公司的请购单、技术澄清和技术评标等程序和内容规定详细,明显高于中国公司的要求,达到详细设计阶段的深度。例如,在设备专业询价文件中,除了明确供货范围等内容外,对采购设备的主体壁厚、主要材料和设备重量,对备品备件、油漆、文件交付和检验试验要求等均进行了详细的规定。而中国公司编制的询价文件显得粗糙,对随后的供应商技术标/商务标的澄清和评审投入不足。

  7国际采购网络建设滞后需求

  西班牙公司建立了完善的国际采购营销网络,具有稳定的合作供应商,采买专业人员外语沟通和谈判能力较强。比较而言,中国公司的国际采购能力亟待提高。例如,超过半数的供应商没有响应中国公司发出的询价文件,最终仅25%的询价文件是有效的。

  原因主要有以下三点:一是对国际供应商的情况缺乏必要的了解。有的国际知名供应商仅在高附加值产品(大的加氢反应器等高压厚壁设备)方面有意向,而不是中低压设备。有的管道制造商对碳钢/低合金钢无缝管道的询价是委托流通商负责。二是设备材料询价包划分不够精细,供应商对于询价文件没有响应。例如,换热器容器类询价包设备数量过大,供应商难以响应。三是大量的中国设备制造厂商还不适应国际化需要,生产的产品还没有得到国际社会认可。

  8人员投入不足

  海外EPC项目投标报价复杂,因此精细化程度要求非常高,需要投入很大的人力,这与国内做法迥然不同。西班牙公司本次投入很大的人力和物力,派遣精兵强将,而中国公司人员投入不足。例如,中国公司仪表专业投入6人,而西班牙公司投入22人,他们在每张PID图纸上都进行了标示。三方对接仪表工程量时,西班牙公司非常自信。

  9专业国际化程度低

  海外投标报价对造价人员综合素质要求高,中国公司造价人员难以适应。例如,在联合体费用审查会上,中国公司费用工程师无法与西班牙公司进行有效对接,需要增加专业工程师参与才能满足要求。

  设计小专业包括给排水、暖通、电信、消防等国际化程度不够。联合体三方在工程量对接会议中检查出电信和火灾报警等统计的工程量存在较大漏项。

  10外语能力差

  中国公司运用外语进行沟通交流的水平还比较低,对西方文化、中东文化了解不充分,再加上对工程规定和管理规定研读不足,时常导致对ITB招标文件、合同伙伴的意图和要求领会不了,或者产生偏差。

  三、改进措施和建议

  针对以上问题,中国公司在完成该项目投标报价工作后,及时进行了经验和教训总结,提出了改进措施和建议。

  1编制国际投标报价程序

  结合自身的实际情况,中国公司编制英文版的国际投标报价管理程序及实施细则,以适应国际EPC项目投标报价的需要。

  2掌握国际工程规定、管理程序和应用软件

  设计等专业人员要学习和掌握国外工程技术规定、标准规范和国际工程软件,了解、熟悉海外项目的设计要求、设计习惯等;项目管理人员要学习和熟悉海外工程管理要求和管理程序等。

  在工程设计软件方面,加快国际通用的工程软件的引进、培训和使用力度,包括Smart Plant 3D软件的应用。

  3提升工程量计算的准确度

  制定满足国际工程项目投标报价需要的工程量计算统一规定,规范测算方法和测算深度。工程量统计要达到详细设计阶段的深度。设计专业要绘制设计草图或使用3D计算机模型进行工程量计算。

  4加大国际采购网络建设力度

  国际采购是投标报价和项目执行的关键环节之一,所占成本大。为此,做好采购的寻源工作十分必要。首先,要充分调研和考察国际供应商(运输商)的资信和能力,货比三家,筛选合格的厂商。在签署订单前,要充分调查国际供应商(运输商)的生产能力和资质信誉,选择质量可靠、预算价格最优的方案(厂家),认真开展技术能力评估和筛选工作。其次,要与国际供应商(运输商)建立良好的(战略)伙伴关系。最后,除了考虑国外供应商,也要建立中国供应商资源库。

  5建立相应投标报价数据库

  对海外EPC项目相关数据进行整理、分析和比较,形成海外投标报价数据库。数据库主要包括以下几类:项目装置各专业工程量数据库;各类设备材料供应商及网络数据库;各类设备材料价格数据库;三剂、运输、备品备件和第三方检验价格数据库;服务人工时及单价数据库;施工价格数据库;项目管理程序及作业程序数据库;项目进度计划数据库;项目技术标和商务标数据库;财务保函和现金流数据库。

  6提高人员配备数量与质量

  选派具备高度责任心、吃苦耐劳、外语水平优良,且具有海外工程经验的人员加入项目团队。同时,为满足进度和质量要求,海外项目投标人员数量配备要充足。报价核心人员应专职,并集中办公。

  此外,设立项目专职人员负责ITB文件和澄清文件的研读。鉴于海外大型项目报价ITB文件和业主澄清文件繁多,需要设立专职负责人对文件通篇研读、整理、筛选、分解和更新,及时将文件有关内容转发给相关专业负责人,尤其是对大量的澄清文件进行及时整理,每周检查各专业对ITB和澄清文件的研读状态表,避免设计人员看老版本设计文件情况的出现。

  7海外激励机制

  建立海外投标报价奖励机制,设立奖励基金。让中国公司有经验的优秀人才参与投标工作中,调动海外人员的积极性,稳定人员队伍,吸收优秀人员,不断壮大人才队伍。

  8人员的培养和提高

  要重点培养具备较强的专业背景、较高的大型和复杂表格快速编辑整理能力和语言沟通能力的工程造价人员。定期举办英语口语和写作培训班,培养和提高国际化人员的沟通交流能力,保证与合作方、供应商的高效沟通。此外,还需对相关专业人员进行设计专业软件和行政软件的培训。

  通过上述的这个举例项目基本情况、存在的主要问题和差距、改进措施和建议等具体内容的分析解释,我们可以得到提升招投标中报价水平的方法技巧,进而运用到招投标实践中。好啦今天的内容就到这里了,如果有想了解更多的招标详情朋友可以登陆招标网或者给小编留言~

 

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