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如何控制好工程物资的质量呢?

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  • 时间:2019-04-24
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  工程采购中对于物资采购是要求最高的,作为工程项目的原材料,采购质量远比什么因素都要重要。因此,要想采购到质量过关的物资对整个采购过程都要严加管理,严格把控物资质量。那么,该如何控制好工程物资的质量呢?一起来学习下方法吧!

  1 严格挑选供货商, 形成合格供货商资源库

  供货商的挑选、评估和审核工作是工程采买人员的在采购过程中所面临的首项工作, 也是保证物资质量的源头。供货商从售前、售中到售后所提供的物资和服务将贯穿于整个项目从最初的施工到最终的竣工, 因此供货商的质量将直接影响整个项目的质量, 只有挑选了合适的供货商, 通过双方的协作、配合才能实现彼此的共赢。供货商的管理主要通过以下几个途径:

  1.1 业主推荐

  在供货商的审核阶段, 有时业主会为我们推荐他们此前项目上合作过的厂商, 这些厂商由于前期与业主合作较好, 对业主的相关规定和要求也较为熟悉, 项目售后评价较高, 一般可直接进入项目的供货商名单中。

  1.2 合格供货商资源库 (即供货商准入资格审核)

  采购部每年会统一对供货商的准入资格进行审核, 通过对供货商的资质、业绩、规模、企业获得的相关资格证书、质量管理体系的相关认证、HSE管理、售后服务响应的积极程度及最终用户的售后评价等一系列内容进行打分评估, 对于综合评分不合格的供货商给予否决, 对于综合评分合格的供货商按照分数高低进行优、良、合格的判定。在选择供货商时, 通常亦会选择优与良的供货商。

  1.3 公司或业主的框架厂商

  选用业主或者公司内部的框架厂商, 可以有效降低采购成本, 保证物资质量, 缩短采购周期, 简化采购流程, 避免采购风险及风险损失。

  2 确认技术协议, 审核供货范围

  在技术协议签署前, 工程采买负责人需要联系供货商提交相应的技术协议草稿供设计审阅, 对技术文件中一些不确定或空缺的参数提醒设计人员予以补充, 将供货商提出的相关澄清问题及时传递给设计人员, 并将设计的相应答复尽快反馈给供货商。在技术协议签署后, 工程采买负责人需要对采购的物资类别、规格型号、位号、相关等级、质量要求、验收标准、采购数量等进行逐一核对, 确保采购物资的供货范围与技术协议要求完全一致。

  3 进行商务谈判并签署会议纪要

  采购方想以自己比较理想的价格、预期的物资质量和良好的售后服务来获取供货商的产品, 而供货商则想以自己希望的价格和服务条件向采购方提供自己的货物。当两者意见不完全一致时, 就需要通过谈判来解决。在合同签署前, 为确保合同付款方式、交货期、交货方式、质保期、物资的原产地信息等能够满足项目要求, 需要与厂商进行充分的商务谈判, 并形成详尽的会议纪要。通过商务谈判可以实现以下目标:

  3.1 有效降低采购成本

  对价格的高低进行谈判和磋商, 确保能够以相对较低的价格获取供货商的物资, 从而降低采购成本。

  3.2 有效保证采购物资的质量

  对采购物资的规格型号、检验测试程序、验收标准、原产地、包装条件、保险条件等进行明确, 同时约定供货商对采购物资提供相关的质量保证 (如提供相关部门出具的检验证书、合格证明、原产地证书等) , 以此确保获得质量可靠的物资。

  3.3 争取保证物资按期交货

  督促供货商保证交货期、尽早下单排产, 约定供货商在合同签订后按期提交生产检验测试计划, 以保证供货商能够准时交货。

  3.4 明确技术服务的内容和时间

  约定供货商在开车前所提供的技术服务的具体内容 (范围) 及到达现场服务的时间 (时效) , 如现场安装指导说明、安装调试、故障原因分析等, 可以保证项目的顺利开车及运行。

  3.5 争取降低采购风险

  对付款方式、发货方式、包装方式及质保期等进行约定, 从而使供货商在供货过程中能够分担更多风险、承担更多风险损失, 从而减少甚至避免采购风险及相关风险损失。

  4 对文件及货物进行定期催交

  4.1 文件催交

  合同签署后, 需要按照技术协议中对相关文件进行催交, 文件主要包含以下两种:

  4.1.1 过程文件

  包括需供货商提交的货物内部结构图、组装图、气路/电路连接图、外形尺寸图、备件清单、检验程序、质量保证计划等文件, 以及设计人员对供货商提交文件的审核、修改、修订意见需要及时反馈给供货商进行确认。譬如一些非标物资, 供货商必须在得到设计对相关过程文件审核无异议的确认后, 才能进行最终的生产和加工 (反之, 在相关技术文件未解决或未予以确认前, 工厂将不能进行生产) 。因此过程文件的催交工作可以督促厂商按期提交相关文件, 保证物资技术规格满足项目要求, 从源头保证物资能够按期交货, 减少项目采购风险及风险损失。

  4.1.2 竣工文件

  按技术协议中约定的, 如物资最终的技术规格书、最终图纸、安装说明、操作手册、存储要求、材料认证、相关测试报告、质量合格证明、原产地证明等文件, 需要在供货后按合同相关要求装订成册提交给寰球及最终用户。竣工文件是工程采购中是记载产品设计、制造、加工、安装、检验、运输等活动全过程的一项重要内容, 是建立采购物资档案及交付现场使用的必备文件、也是对整个工程项目进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建的原始依据。对于任何一个采购物资, 如果它的技术资料不符合有关标准规定, 则即可判定该物资质量不合格, 因此竣工文件的催交工作也是工程物资采购中质量控制的重中之重。

  4.2 货物催交

  物资能否按期交货将影响着整个项目的中交时间甚而影响到整个项目的竣工时间, 因此在合同签订后, 须要求供货商按期提交《设计、采购、制造和试验计划》, 并定期督促供货商实时更新《生产进度状态表》, 及时了解工厂设备材料的制造状态, 保证其满足生产进度计划的要求。催交过程中若发现潜在的进度问题, 应通过提高催交等级、协调供货商查明进度推迟原因, 或直接到工厂进行催交等措施, 以最大限度减小可能产生的货期影响, 务必保证生产进度不滞后, 督促供货商按约履行交货义务。对已经发生的重大进度滞后问题, 应及时发出催交预警, 并与供应商、项目组共同制定解决方案, 譬如改进设计方案、要求供应商自费赶工、改变运输方式等, 以此确保满足项目要求。

  5 做好检验与验收工作

  采购物资的检验和验收工作具有重要的意义, 通过相关检验和验收工作能够确认订单所采购的货物已具备发货条件;确保所订购的货物发货数量与合同采购数量一致, 通过相关检验测试确认采购物资的完好性, 审核相关检验及质量证明文件合法合规, 因此它们起着质量“把关”的作用。

  5.1 工厂的检验测试

  物资的质量检测是工厂检验的重要内容, 通过检测结果即可判定物资质量合格与否。在签署订单时, 我们会根据供货商提交的检验测试计划 (ITP) 确定“H” (即“停工待检”) 、“W” (即“见证检验”) 和“R” (即“审核相关文件”) 点, 并对相应的检验节点按照合同技术要求、国家或国际标准对采购物资进行抽检和测试。抽检数量一般为合同采购数量的10%, 如遇到测试不合格的物资, 则再增加10%的数量进行检测, 如仍有不合格物资, 则对全厂采购物资进行测试, 并要求供货商对不合格物资根据实际情况进行返工或重新下单生产。对检测合格的物资我们会出具《检验放行单》, 供货商应在收到《检验放行单》后方能进行发货。

  如采购物资为现场急需供货的, 当来不及进行出厂检验时, 在审核箱单 (对产品数量、规格型号、位号核对) 、相关测试报告、材质报告、产品质量合格证、原产地证明等文件确认无误后, 可出具《免检放行单》, 采购物资的最终检验结果以现场验收情况为准。

  5.2 现场的验收工作

  在货物抵达现场后, 采购人员应配合现场材料工程师完成物资的现场验收工作, 如现场验收时发现到场物资存在质量瑕疵或数量短缺、或由于运输导致的物资损坏等现象, 应立即联系供货商予以处理及解决。

  6 采购程序标准化的实施与工程采买人员应具备的职业技能和职业素养

  (1) 采购程序标准化的实施可以健全和完善采购质量管理体系, 提高采购效率和采购质量, 降低采购成本并减少或减免采购风险。目前采购部已开始汇编工程采购标准程序及相应的案例分析, 并编制各个专业的采购技术手册, 使得采购质量管理做到有章可循, 有理可依, 在采购全过程中实行强而有力的质量管理与控制, 保证采购活动符合相关的法律、法规和规章制度, 构建一个更加专业高效的采购团队。

  (2) 工程采购工作是一项技术性和业务性都要求很高的工作, 整个采购过程均要涉及到供应商的选择、对供应商进行质量管理与控制、对技术协议供货范围的确认、与供应商谈判及成交、对采购物资的质量进行检验与验收等活动, 必须保证对每一个环节进行严格控制, 实行全过程质量管理, 严格把好每一个环节质量关口, 才能保证企业的采购质量。因此一名合格的工程采买人员必须具备以下基本的的职业技能和职业素养:

  1) 要有高度的事业心和责任感, 遵纪守法, 秉公办事, 熟悉采购业务和流程, 掌握一定的专业知识。

  2) 具有较强的跨部门沟通协调能力, 科学地判断和预防采购风险, 具备突发事件的问题分析及解决能力。

  3) 要有耐心, 做到公平公正, 爱岗敬业, 谦虚谨慎, 戒骄戒躁。

  4) 要善于分析总结, 不断提高自身工作能力和水平。

  7 结论

  严格挑选供货商, 形成合格供货商资源库、确认技术协议, 审核供货范围、进行商务谈判并签署会议纪要等这些都是针对物资质量方面形成的有效策略方法,对于我们的采购实践有很大的参考作用。好啦今天的内容就到这里了,如果有想了解更多的招标详情朋友可以登陆招标网或者给小编留言~

 

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