东莞市人民医院13333箱(919356份)病历异地托管服务采购项目(二次公告)

      招标详情

      *****招标公司受业主*****委托，于2026-09-28在网上发布：东莞市人民医院13333箱(919356份)病历异地托管服务采购项目(二次公告)。各有关单位请与公告中招标负责人接洽联系，及时开展投标及相关工作，以免错失商业机会。

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      时间：2026-09-28





      一、采购方式与竞价须知
      1.采购方式：本项目采用系统竞价的方式实施采购。
      2.供应商报名：参加本项目报价的供应商必须提前完成注册或（略）时间内（略）址：
      注：采购人审核供应商注册资料需要一定时间。因供应商自身未提前或未及时完成注册审核流程、提交材料不完整或不符合要求等因素导致错过项目报名截止时间的，采购人不承担任何责任及损失，相关后果由供应商自行承担。采购人已通过采购公告与官网通知的方式履行报名时间及注册要求的告知义务，供应商应当充分预留注册审核所需时间，合理安排报名事宜。
      3.报价规则：供应商的报价可（略）时间截止后的报价直接作为最终报价。若供应商在采购人的采购管理系统中上传的报价文件与系统上填写的最终报价不一致的，则报价作无效处理。
      4.竞价结果定标规则：货物、服务类项目在满足用户需求的前提下，按“价低者得”原则确定成交供应商，具体如下：（1）报价最低的，推荐为第一候选人；（2）报价相同的，按参数最优者确定；（3）报价相同且参数相同的，按报价时间先后顺序（以采购人采购管理系统记录时间为准）确定。
       
      二、项目概况

      序号
      标的名称
      （略））
      备注

      1
      东莞市人民医院13333箱（919356份）病历异地托管服务采购项目（二次公告）
      480,000.00
      自完成交接之日起服务期19个月（2026.10.16-2028.5.17）

      1.本项目总预算已包含所有费用，供应商的响应报价应包含完成本次竞价所有服务内容的费用，包括但不限于：托管与存储费（含病历档案箱、装箱单、档案锁条、防虫药以及清点、录入、核对、整理、交接、贴码、装箱、入库、托管等费用）、扫描服务、系统开发费、技术支持费、包装与运输费、人工费、税金、保险费、培训费、售后服务费（包括但不限于托管期满的病历下架、开箱、清点、录入、核对、整理、交接、贴码、装箱、出库、运输、装车等费用）及合同实施过程中应预见和不可预见费用等全部费用。供应商的总报价不得超过采购预算金额，否则视为无效报价。
      ★2.本项目标的物现在第三方托管中（东莞市常平镇），成交供应商须妥善处理交接事宜，保证项目如期完成顺利交接。（提供承诺函，格式自拟并加盖成交供应商公章）
      （略）”的报价，总报价最低的即为最低报价。总报价不得高于采购预算总价，否则视为无效报价。
       
       
      三、供应商资质要求
      1.供应商具备独立承担民事责任能力且在中华人民共和国境内注册的企业法人或其他组织。（提供法人或者其他组织的营业执照（或事业单位法人证书）等证明文件）。
      2.供应商未被列入“信用中国”网站（
      3.供应商须具有一个（或以上）三级甲等的病历托管业绩案例，需提供业绩复印件/扫描件，格式自拟并加盖成交供应商公章。
      4.供应商须具有病案托管或仓储管理系统相关软件著作权，或具有与第三方合作的病案托管或仓储管理系统，承诺能够提供采购人使用。供应商自有著作权的，需提供相关证书扫描件/复印件，并加盖成交供应商公章；与第三方合作的，需提供承诺函格式自拟并加盖成交供应商公章，承诺在合同服务期内，能提供采购人使用。
      5.供应商需承诺能使用自主可控的交通工具在2小时内送达病历原件，路线为仓库起始至东莞（略） 6.本项目不接受联合体投标。
      7.本项目不得转包、不得分包。
      四、用户需求
      （一）采购清单

      序号
      服务内容
      每箱规格
      数量

      1
      住院病历
      异地托管
      无酸纸档案箱规格：长*宽*高
      为450×350×250mm
      13,333箱
      （约919,356份病历）

      2
      病历室信息化管理系统软件
      病历箱所装病历的病历号、住院
      次数、患者姓名、出院日期、所
      装病历份数、调阅等关键信息
      一套

      3
      提供托管病历复印（扫描）服务
      成交供应商提供此项服务，不受次数、节假日的限制，由专人送达并做好交接手续（总预算已包含此项费用）
      一项

       
      （二）技术要求
      1.托管病历交接要求
      （1）成交供应商负责将纸质病案从采购人指定病案库（备注：13333箱，共约919356份病历已托管在东莞市常平镇）出库、物流运输，由成交供应商安排专人全程跟进。
      （2）成交供应商需保证运输过程中及合约期内病历完整、完好、信息安全，严禁在病历上做任何标记、涂改、污损、撕页、丢失等行为及泄露患者隐私等。
      （3）成交供应商须与原托管方（或采购人）清点病历住院号、份数、箱号、箱数，旧的历史病历没有条码，需要人工录入住院号、姓名、住院次数、住院时间等信息进入电脑进行清点，耗时较长。双方需在移交单及明细上签字盖章，移交单及明细由成交供应商和采购人各执一份。
      （4）成交供应商须配有病历示踪系统，该系统能记载病历箱所装病历的病历号、住院次数、患者姓名、出院日期、所装病历份数、调阅等关键信息，采购人能实现托管病历的信息化查询、阅读、复制、管理等功能。
      （5）成交供应商须具备信息安全保障措施：①全流程加密：数据传输与静态存储均采用高强度加密；②严格访问控制：实现权限精细管理、多因素认证及可供审计的完备访问日志。
      （略）的违约金，不足1小时按1小时计算。 
      （7） 运输全过程及合约期内必须保障病案实体安全。成交供应商应做好防水、防潮、防碰撞、防遗失防护，有效防范运输途中交通事故、水灾浸泡、破损散落等风险，保证病案不浸水、不损毁、不丢失。
      2.病历仓库要求
      （1）托管仓库物�（略）人调用病历，需要保证通过自主可控的交通工具2小时内病历原件送达的需求，需提供承诺函，格式自拟并加盖成交供应商公章。（路线为仓库起始至东莞市人民医院）。                                      
      （2）防火管理：定期组织员工学习消防法规和各项规章制度。每季度进行一次消防演练，并结合实际不断完善预案。配备足够的消防设施，消防设施日常使用管理由专职管理员负责，专职管理员每日检查消防设施的使用状况并做好记录，保持设施整洁、卫生、完好。仓库具有整体消防系统：含智能光电感烟雾探测器、编码声光报警器、手动报警器等。
      （3）仓库建设严格遵循国家《仓库防火安全管理规则》，仓库通过消防部门的验收，获得相应的备案通过或者消防验收通过批文。（合同签订前需提供相关文件供采购人核查）
      （4）防丢失管理：病历存放的楼层有监控。监控摄像头全面无死角分布，24小时全时监控，医院可以通过手机APP或相关软件随时远程查看托管的病历的情况。病历仓库24小时有专人巡逻值守及做好每日防盗记录。
      （略）提供虫害消杀服务。
      （6）防水与防潮管理：库房不可设在低洼地带，库房温度保持在14-20℃之间，相对湿度保持在45%-60%之间，并每天检查及记录。梅雨天气注意关闭门窗，注意防潮抽湿。湿式清洁地面后及时用风扇吹干。                            
      （7）防光：窗帘用深色防太阳光直射。
      （8）防微生物管理：减少库房污染，合理通风；保持库房墙壁、天花、地板、架子的干净，放置有效的防霉剂。                                             
      （9）防尘管理：搞好库房环境，病历入库前先吸尘，使用吸尘器，每月一次或以上的吸除病历表面灰尘工作。  
      （10）防鼠管理：注意防鼠害，不得在库房置放食物，库房工作人员须定期巡查，一旦发现鼠害，须及时处理。
      （11）采购人在合同签订之日起，不定期巡查成交供应商库房。成交供应商库房每季度至少配合采购人完成一次检查。成交供应商仓库未符合纸质病历存放要求需无条件进行整改。                                                       
      3.违约责任
      （1）成交供应商交付的服务成果不符合合同规定或未达（略）人有权解除合同，并要求成交供应商退还已付款项。
      （2）成交供应商逾期未能完成合同约定事项的，则每逾期一日按合同总额0.5%向采购人支付违约金。逾期交付超过20天的，采购人有权解除合同，并要求成交供应商支付合同总价20%的违约金；上述违约金不足以弥补采购人实际损失的，成交供应商还应赔偿不足部分。
      （3）成交供应商未经采购人书面同意将合同部分或全部转让给第三人的，或以分包、转包、委托第三人实际履行、变更实际履行主体等其他方式将合同义务交由第三人承担的，均视为未经同意的转让。采购人有权解除合同，并要求成交供应商退还已支付的费用，成交供应商应向采购人支付合同总价20%的违约金，上述赔偿或违约金不足以覆盖采购人实际损失（包括但不限于对第三方的赔偿、行政罚款、诉讼费、律师费、差旅费等）的，成交供应商应予以补足。
      （4）成交供应商违反合同其他约定的，采购人有权要求成交供应商在规定时间内整改。违反合同约定包括但不限于未按合同约定的时间、地点、数量、质量、服务流程、技术要求、信息安全要求或验收标准履行义务，以及发生病历迟延提供、丢失、污损、泄密、未按要求整改或其他不符合合同约定的情形。同一违约行为持续发生的，按一次违约情形计算；不同违约行为分别计算。如成交供应商拒绝整改或者发生3次（含）以上违反合同约定的情形的，采购人有权解除合同，并要求成交供应商退还已支付的费用。成交供应商应向采购人支付合同总价20%违约金，上述赔偿或违约金不足以覆盖采购人实际损失（包括但不限于对第三方的赔偿、行政罚款、诉讼费、律师费、差旅费等）的，成交供应商应予以补足。
      （5）成交供应商因非不可抗力因素导致无法提供病历或延时提供病历引起投诉、纠纷等的，成交供应商应向采购人偿付合同总额20%的赔偿金。不可抗力仅指不能预见、不能避免且不能克服的客观事件，包括地震、台风、洪水、战争、暴乱、重大公共卫生事件等依法认定的不可抗力事件；因成交供应商自身管理不善、人员或车辆安排不当、设备故障、仓储条件不符合要求、信息系统故障、资金问题、劳资纠纷或第三人原因造成的，均不属于不可抗力。上述赔偿金不足以弥补采购人损失的，成交供应商还应赔偿损失，损失包括但不限于采购人本身的财产损失、由此而导致的采购人对任何第三方的法律责任、诉讼费、律师费、仲裁费、差旅费等。    
      （6）病历丢失责任
      因成交供应商过错导致病历原件丢失的，成交供应商应立即采取一切必要措施尝试找回或补救，并书面通知采购人。
      （略）/份向采购人支付赔偿金，且该赔偿金不足以覆盖采购人实际损失的，成交供应商应予以补足；
      （略）/份标准支付赔偿金；或b. 要求成交供应商支付合同总价款20%的违约金。采购人选择上述任一处理方式后，若相应赔偿或违约金不足以覆盖采购人实际损失（包括但不限于对第三方的赔偿、行政罚款、诉讼费、律师费、差旅费等）的，成交供应商仍应予以补足。
      （7）病历污损责任
      因成交供应商过错导致病历原件污损的，成交供应商应立即采取一切必要措施修复或补救，并书面通知采购人。
      （略）/页向采购人支付赔偿金，且该赔偿金不足以覆盖采购人实际损失的，成交供应商应予以补足；
      （略）/份标准支付赔偿金；或b. 要求成交供应商支付合同总价款20%的违约金。上述赔偿或违约金不足以覆盖采购人实际损失（包括但不限于对第三方的赔偿、行政罚款、诉讼费、律师费、差旅费等）的，成交供应商应予以补足。
      （8）病历泄密责任
      因成交供应商原因导致病历信息泄露的，成交供应商应立即启动应急预案，控制传播范围，并配合采购人及监管部门调查。
      （略）/份向采购人支付赔偿金，且该赔偿金不足以覆盖采购人实际损失的，成交供应商应予以补足；
      重大情形：若泄密病历涉及【患者敏感信息、传染病、精神科、重大创伤】等特殊类别，或泄密事件引发舆情、行政处罚或群体性投诉的，视为重大违约。采购人有权单方解除合同，并要求成交供应商支付合同总价款20%的违约金。违约金不足弥补采购人全部损失（范围同上）的，成交供应商应继续赔偿。
      （9）如因成交供应商原因导致合同无法继续履行，成交供应商应至少提前三个月书面通知采购人；未按期通知的，成交供应商应承担因此造成的全部损失。无论是否履行前述通知义务，均不影响成交供应商对既有违约行为、已造成损失及合同终止后的善后义务承担责任。采购人有权直接从尚未支付的合同款项中扣除成交供应商应承担的损失及其他应付款项。
      ★（10）合同（略）人有权委托第三方代为履行，所产生的全部费用由成交供应商承担，成交供应商仍应承担逾期违约责任，成交供应商支付合同总价20%的违约金。（提供承诺函，格式自拟并加盖成交供应商公章）
      注：本项目产生的所有违约金，统一在项目尾款结算款项中直接扣除。采购人拟计收每一笔违约金时，将向成交供应商发送书面违约金确认函，列明违约事项、违约依据、违约金计算方式及对应金额。该书面文件交由成交供应商进行书面确认。成交供应商收到违约金书面确认函后，应当在3个工作日内予以书面回复确认；逾期未书面反馈的，视为认可处理。
       
      五、商务要求
      1.服务时间：成交供应商应在成交之后60个自然日内完成纸质病案托管交接工作。托管有效期从完成交接之日起计算19个月（2026年10月16日至2028年5月17日）
      2.服务（略） 3.验收标准：
      （1）验收应在采购人与成交供应商双方共同参加下进行，依据制定的方案进行验收，并按国家有关规定、规范进行。（2）采购人收（略）人规定时间内及时整改完善直至合格。（4）项目服务期结束后，应在双方共同参加下进行项目验收，包含托管文件数量验收，托管文件保存质量验收，纸质文件送递响应时间验收。
      4.包装与运输：
      运输病历的包装均应有良好的防湿、防潮、防雨及防破损的措施，由于不适当的包装而造成的损失和由此产生的费用由成交供应商负责。
      5.应急方案：
      （1）成交供应商应有完善的应对如火灾、水灾等自然灾害的应急处理方案。
      （2）成交供应商应具有完善的应对盗窃、恶意损坏等情况的应急处理预案。
      6.保险：成交供应商应当在员工上岗前为员工购买意外保险，若成交供应商员工在工作期间发生意外事故，所产生的一切费用均与采购人无关，由成交供应商自行负责解决。
      ★7.合同履约期间，若因内部存储空间条件改善并具备自行保管能力，采购人有权提前终止本托管服务合同。合同终止后，成交供应商须自采购人书面解除通知送达之日起90个自然日内完成全部托管病历的清点、录入、核对、整理、交接、贴码、装箱、出库、装车、运输等移交回迁工作，并确保病历连同档案箱、装箱单、档案锁条、防虫药等完整、安全、有序移交至采购人指定地点（东莞市内）并上架，相关费用已全部包含在合同总价款中，采购人不再另行支付。成交供应商逾期完成的，每逾期一日，按合同总价款的0.5%向采购人支付违约金；逾期超过20日的，采购人有权委托第三方代为履行，所产生的全部费用由成交供应商承担，成交供应商仍应承担逾期违约责任，成交供应商支付合同总价20%的违约金。（提供承诺函，格式自拟并加盖成交供应商公章） 
      8.合同变更与解除：本合同的任何变更、补充或解除均需以书面形式作出，并经双方加盖公章后方可生效。采购人依据本合同约定行使解除权的，自解除通知送达供应商之日起生效。 
      9.争议解决：因本采购项目合同产生的或与本合同有关的任何争议，双方应协商解决；协商不成的，任何一方均有权向东莞市人民医院所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。 
      10.通知与送达：双方所有通知、函件等文件均需以书面形式（包括加盖公章的扫描件、纸质文件）送达。供应商确认其有效送达地址为其营业执照登记地址，若变更地址需提前10个工作日书面通知采购人，否则按原地址送达即视为有效送达；采购人可通过采购管理系统、指定邮箱向供应商发送通知，发送之日即视为送达。
      11.在采购结果公告发布之日起的十个自然日内完成签订采购合同工作。如成交供应商无正当理由放弃成交的，采购人有权依据《中华人民共和国政府采购法》第七十七条及《中华人民共和国政府采购法实施条例》第七十二条之规定，向同级财政部门报告，并追究相关法律责任，包括但不限于：向成交供应商收取采购金额千分之五以上千分之十以下的款项、列入不良行为记录名单、在一至三年内禁止参加采购人自主采购活动。
      六、付款方式
      1.合同签订生效后，成交供应商完成托管病历信息登记，打包，运输，交接等托管工作，经采购人书面验收通过后，采购人收到正规等额发票等请款资料之日起15个工作日内向成交供应商支付合同总价的40%款项；
      2.托管期满且全部托管病历回迁移交验收合格后，在采购人收（略）人有权直接在该笔款项中扣除成交供应商依约应承担的违约金、赔偿金等全部费用；
      3.所有请款都需由成交供应商提供正规等额发票，若成交供应商迟延履行提供发票义务，采购人可顺延履行支付义务且无需承担任何违约责任，同时不免除成交供应商本合同项下的任何义务。
      七、提交报名资料和报价文件
      1.报名资料和报价资料提交时间：2026年9月28日起至2026年9月30日
      报名和提交资料截止时间：2026年9月30日16点00分
      2.报名资料和报价资料提交方式：
      （略）址：
      （略） （工作时间上午8:00-12:00、下午2:30—5:00）
      八、报名资料和报价文件
      1.报名资料
      （1）采购项目报名表（详见附件）
      （略）则需授权）
      （3）成交供应商自查信用中国截图。（成交供应商未被列入“信用中国”网站(
      （4）提供一个（或以上）的三级甲等医院托管业绩
      （5）提供病案托管或仓储管理系统相关软件著作权，或具有与第三方合作的病案托管或仓储管理系统，承诺能够提供采购人使用。成交供应商自有著作权的，需提供相关证书扫描件/复印件（加盖成交供应商公章）；与第三方合作的，需提供承诺函格式自拟并加盖成交供应商公章，承诺在合同服务期内，能提供采购人使用。
      （6）承诺能使用自主可控的交通工具在2小时内送达病历原件。（详见“三、成交供应商资质要求，第5条”）
       
       
      （7）提供自有物业或租赁物业的证明；（详见“四、用户需求，2.病历仓库要求”）
      （8）提供星号条款承诺函1（详见“二、项目概况，第2条”）
      （9）提供星号条款承诺函2（详见“四、用户需求，（二）技术要求，3.违约责任第10款”）
      （10）提供星号条款承诺函3（详见“五、商务要求，第7条”）
      （11）提供星号条款承诺函4（详见“九、注意事项，第4条”）
      2.报价文件（报价表格式自拟，并加盖成交供应商公章）
      （略）报价资料”，需上传加盖公章的扫描件，报价资料缺失将导致报价无效，请成交供应商严格执行。
      （以上所有资料均需提交加公章的扫描件/复印件）  
      注：已更新的营业执照为三证合一，则无需再提供组织机构代码证和税务登记证，只需提供营业执照（含经营范围内容）复印件
      九、注意事项（请仔细阅读）
      1.采购人公示的所有项目，各项目潜（略））。
      2.响应成交供应商的报名资料与报价文件须扫描并加盖公章，并于项目报名结束前（略）文件。
      3.如第一次公告期内响应的成交供应商不足三家，则需进行二次公告，二次公告仍不足三家，则由采购人评估项目执行进度需求，决定直接接受响应成交供应商的报价或重新编制采购需求后再发布采购公告。
      ★4.成交供应商提供虚假信息或材料，在接（略）活动，并视情况依法追究其相关责任。（须提供承诺函，格式自拟并加成交供应商盖公章）
      5.潜（略）本项目的，可以对本文件提出质疑。对本文件提出质疑的，应当在本文件公告期限内提出，但必须一次性提出针对同一采购（遴选）程序环节的质疑。质疑函及证明材料的内容须严格按照中华人民共和国财政部令第 94 号《政府采购质疑和投诉办法》第十二条的要求编写，否则采购人有权拒收。如潜在成交供应商发出的质疑函超出上述质疑期的，采购人有权拒收。如潜在成交供应商在上述时间内未对本文件提出疑问、质疑或要求澄清的，将视其为无异议。
      以上注意事项请各响应成交供应商多加重视，谢谢配合。
       附件：附件：采购项目报名表.doc
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